Inkoop en aanbesteding
Gepubliceerd op: 15-12-2016
Geprint op: 04-03-2021
https://www.rotterdam.nl/werken-leren/inkoop-en-aanbesteding/
Ga naar de hoofdinhoud

Rotterdam wil het beste voor haar bewoners. Daarom werken we aan een stad waar het goed wonen, werken, ondernemen en vertoeven is. En zijn we steeds op zoek naar de beste diensten en producten en daarmee naar de beste ondernemers.

Van het leveren van pennen tot straatklinkers. Van het realiseren van groene daken tot bruggen. Of van het inhuren van uitzendkrachten tot architecten. De diensten en producten die we zoeken, zijn zo divers als u kunt verwachten van een wereldstad.

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit in werking getreden.
Het belangrijkste wettelijk kader bij aanbestedingen bestaat momenteel uit:

Bron: Pianoo

Daarnaast heeft de gemeente te maken met de volgende bepalingen:

  • de Nieuwe Regeling 2011, de  standaardregeling (en de toelichting daarop) voor het afsluiten van overeenkomsten tussen Adviseurs en opdrachtgevers. Deze is van toepassing op:
    • opdrachten aan ingenieurs-, architecten- en adviesbureaus
    • voor de uitbesteding van engineering, toezicht en technisch onderzoek
    • voor het inhuren van personeel voor engineering.
  • de modelvoorwaarden van de VNG en de toelichting daarop
  • voor de uitvoering van werken hanteert de gemeente de Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012). De UAV 2012 bestaat uit een pakket van regels voor aannemingsovereenkomsten in de bouw. Het zijn voorwaarden die na overleg tussen organisaties van bouwbedrijven en rijksoverheid tot stand zijn gekomen. De voorwaarden zijn in de loop der tijd uitgegroeid tot een standaardregeling in de bouwwereld. Op de website van de Rijksoverheid kunt de UAV 2012 downloaden. Via sdu.nl kunt u een gedrukt exemplaar bestellen.

Elektronische facturatie

Facturen biedt u bij voorkeur elektronisch aan bij de gemeente Rotterdam. Vanaf februari 2021 is E-facturatie voor alle nieuwe contracten verplicht.

Prijs, kwaliteit en duurzaamheid

Er wordt door gemeente Rotterdam jaarlijks voor zo’n 1,3 miljard euro ingekocht. Belastinggeld, dat tegen een juiste prijs/kwaliteitsverhouding wordt besteed. Rotterdam streeft naar een stad waar het goed leven is voor haar bewoners en ondernemers. Duurzaamheid speelt daarin een belangrijke rol.

Opdrachten

Voor alle vooraankondigingen, aankondigingen van opdrachten en aankondigingen van gegunde opdrachten van gemeente Rotterdam verwijzen wij u naar Tenderned.nl. Deze website is vanuit de Aanbestedingswet verplicht. Spelregels op gebied van inkoop en aanbesteden zijn beschreven in de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Gemeente Rotterdam beweegt zich naar een efficiëntere en flexibelere organisatie. Die steeds vaker samen met het bedrijfsleven werkt aan de ambities voor de stad. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid ondersteunt deze beweging door meer ruimte te geven aan deze samenwerking. Hierdoor kan het primaire proces snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wil het concern:

  • inkopen tegen de optimale integrale prijs/kwaliteitverhouding
  • rechtmatig en doelmatig inkopen
  • integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn
  • administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als de gemeente
  • met de beschikbare middelen maximale waarde voor de stad creëren.

Met de komst van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (2014) zijn de grensbedragen onder het Europese drempelbedrag komen te vervallen. Per opdracht wordt bekeken welke manier van aanbesteden het meest effectief is en maximale waarde voor de stad creëert. Zoveel mogelijk marktwerking (concurrentiestelling) is daarbij het uitgangspunt.

Aanbestedingskalender

Aan de aanbestedingskalender kunnen geen rechten worden ontleend. Acquisitie als reactie op deze aanbestedingskalender wordt niet op prijs gesteld.

Voor alle vooraankondigingen, aankondigingen van opdrachten en aankondigingen van gegunde opdrachten van de gemeente Rotterdam verwijzen wij u naar de vanuit de Aanbestedingswet verplichte website Tenderned.

Bekijk hier de aanbestedingskalender: https://cairo.rotterdam.nl/link/aanbestedingskalender.

Algemene informatie

Opdrachten mogen alleen gegeven worden door daartoe gemandateerde ambtenaren. Of een opdrachtgever gemandateerd is, is opgenomen in het besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam 2016. Als opdrachtnemer heeft u een eigen verantwoording om te controleren of de opdrachtgever daadwerkelijk gemandateerd is. Het huidige mandaatbesluit kunt u hieronder downloaden.

De gemeente wil stimuleren dat lokale (MKB)-bedrijven meedingen naar opdrachten van de gemeente. Veel opdrachten zijn van zo'n aard en omvang dat MKB-bedrijven in staat zijn daarop zelfstandig aan te bieden of in te schrijven. Sommige opdrachten hebben een omvang of complexiteit die het lastig maakt voor kleinere bedrijven om daar zelfstandig naar mee te dingen. Dat wil niet zeggen dat die bedrijven op geen enkele manier voor die opdrachten in aanmerking kunnen komen. Samenwerking tussen bedrijven is een prima oplossing. Zo kunnen bedrijven met gebundelde inzet en expertise een volwaardige invulling geven aan de opgave die de gemeente met zo’n opdracht in de markt zet. In het informatieblad vind u de vormen van samenwerking die bedrijven kunnen aangaan om deel te nemen aan gemeentelijke aanbestedingen.

Gemeente als opdrachtgever

De gemeente stelt als opdrachtgever eisen aan de partijen waarmee ze voor opdrachten zaken doet. Die eisen hangen sterk af van de aard en de omvang van de opdracht. Belangrijk voor de gemeente is dat bedrijven over de juiste bevoegdheid, capaciteit en de benodigde expertise en certificaten beschikken om een opdracht succesvol uit te voeren, maar ook dat bedrijven financieel en economisch draagkrachtig genoeg zijn om de bedrijfsrisico’s die met de uitvoering van een opdracht samenhangen te kunnen dragen. Vaak beschikt een bedrijf niet zelfstandig over alle gevraagde capaciteit of benodigde expertise en certificeringen. U mag zich beroepen op de financiële en economische draagkracht en/of expertise, certificaten en ervaring van een derde partij om aan de eisen van een aanbesteding te voldoen. U moet dan wel aantonen dat u daarover daadwerkelijk kunt beschikken. Daarvoor is het aangaan van een vorm van samenwerking natuurlijk een vereiste. Er worden door de gemeente geen eisen gesteld aan de vorm waarin de samenwerking wordt aangegaan. Wel zal de gemeente een bewijs vragen waaruit blijkt dat de partij waar u zich op beroept beschikbaar is voor de uitvoering van de opdracht én dat hij door u daadwerkelijk zal worden ingeschakeld. Daarbij kunt u uit de onderstaande samenwerkingsvormen de vorm kiezen die het beste bij u als ondernemer en bij de opgave past.

Mogelijke samenwerkingsvormen

Bedrijven kunnen de volgende wijzen van samenwerking inzetten om deel te nemen aan aanbestedingen:

  • Inschakelen van een toeleverancier of onderaannemer
    U kunt in ontbrekende expertise of capaciteit aanvullen door andere partijen te contracteren die de benodigde expertise wel in huis hebben. U maakt met hen afspraken over de wijze waarop en voorwaarden waaronder de producten of diensten worden geleverd. U treedt zelf op als contractpartij van de gemeente en bent verantwoordelijk voor uw eigen prestatie en die van de door u ingeschakelde derde partij.
  • Het vormen van een combinatie
    U kunt ook een samenwerkingsverband aangaan op basis van gelijkwaardigheid. U maakt dan met de partij waarmee u samenwerkt afspraken en legt die vast over het gezamenlijk inschrijven op een aanbesteding van de gemeente. U bent dan samen met de samenwerkingspartner verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht. Juridisch bent u zowel hoofdelijk als gezamenlijk aansprakelijk voor het op te leveren resultaat. De gemeente heeft dan een contract met zowel u als de andere deelnemers in de combinatie. Als één van de combinanten in gebreke blijft kan de gemeente ook de andere partijen in de combinatie aanspreken op het nakomen van de verplichtingen.
  • Het oprichten van een juridische entiteit als samenwerkingsverband door het aangaan van een Vennootschap onder firma (V.o.f.) of andere rechtspersoon
    De meest vergaande vorm van samenwerking is het oprichten van een juridische entiteit die als contractpartij door de gemeente optreedt. Principieel juridisch is die niet wezenlijk anders dan het vormen van een combinatie. Ook hier geldt dat deelnemende partijen in het samenwerkingsverband hoofdelijk en gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. De gemeente stelt normaal gesproken geen eisen aan de rechtspersoonlijkheid van een samenwerkingsverband en laat partijen daar zoveel mogelijk vrij in zodat ze de wijze van samenwerking kunnen kiezen die het beste bij hen en de opdracht past. Wel zal de gemeente natuurlijk eisen stellen die zekerheid geven over de juiste uitvoering van de opdracht. In een (Europese) openbare aanbesteding zal altijd een bewijs moeten worden verstrekt waaruit blijkt dat de partijen waarmee de samenwerking wordt aangegaan beschikbaar is en ook daadwerkelijk bij de uitvoering zal worden betrokken. In het geval van toeleverancier / onderaanneming zal dat moeten worden aangetoond met een zogenoemde terbeschikkingstellingsverklaring. Daarin verklaren zowel toeleverancier/onderaannemer dat partijen beschikbaar zijn en zullen worden ingezet.

Vragen?

Heeft u vragen over de manier waarop u samen met andere partijen kunt deelnemen aan aanbestedingen van de gemeente? Neem dan contact op met de afdeling inkoop & Aanbestedingszaken van de gemeente Rotterdam, via telefoonnummer 010 489 33 08.

Tenderned en aanbestedingsplatform

Gemeente Rotterdam maakt voor haar aanbestedingen gebruik van een digitaal aanbestedingsplatform. Alle communicatie bij een aanbesteding verloopt via dat platform. Openbare aanbestedingen worden (via het aanbestedingsplatform) gepubliceerd op het wettelijk verplichte Tenderned. De handleiding Tenderned en handleiding van Negometrix helpen u op weg in het gebruik van Tenderned en het aanbestedingsplatform. Zo ondervindt u geen belemmeringen bij het meedoen aan aanbestedingen van gemeente Rotterdam.

Rotterdam wil ook in de toekomst het beste. Dit betekent dat de beste diensten en producten aan duurzame eisen moeten voldoen. We beseffen dat we met z’n allen beter voor de aarde en voor elkaar moeten zorgen, nu en straks. Bij onze inkopen en aanbestedingen wordt dan ook steeds meer aandacht besteed aan duurzaamheidsaspecten. De resultaten zie je nu al in de stad. Denk bijvoorbeeld maar aan:

  • energiezuinige LED-verlichting
  • groene daken
  • openbare laadpunten voor elektrische auto’s.

Minder zichtbare resultaten, maar evenzo belangrijk zijn bijvoorbeeld:

  • het gebruik van 100 procent groene stroom opgewekt uit zon en wind, deels in Rotterdam
  • biologische en Fairtrade producten in de bedrijfsrestaurants
  • bedrijfskleding van bio-katoen.

Duurzaam inkopen betekent dat niet de prijs, maar kwaliteit en duurzaamheid leidend zijn.

Milieuaspecten

Rotterdam werkt aan een duurzame, bereikbare en energiezuinige stad, met schone lucht en een bloeiende economie. In Rotterdam streven we ernaar deze ambities (pdf) zoveel mogelijk met elkaar te verbinden, zodat ze elkaar in de uitvoering kunnen versterken. Als koploper duurzaamheid en publieke opdrachtgever geven we zelf het goede voorbeeld. Daarom zet de gemeente de eigen inkoopfunctie strategisch in voor een concrete bijdrage aan de realisatie van het Rotterdamse duurzaamheidsbeleid. De speerpunten van het duurzaam inkoopbeleid vindt u op de website 010duurzamestad.

Rotterdam is één van de grootste publieke opdrachtgevers van Nederland. Door onze marktkracht dragen we bij aan de vergroening van onze economie en de samenleving als geheel. Binnen en buiten Rotterdam Ons doel is om duurzaamheid standaard op te nemen in al onze aanbestedingen. De manier waarop we dat doen hebben we vastgelegd in ons Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (pdf). We stemmen ons duurzaam inkoopbeleid uiteraard af op de speerpunten van de stad. Afhankelijk van wat we inkopen, ligt het accent op :

  • de energietransitie
  • de verbetering van de luchtkwaliteit
  • circulariteit
  • klimaatbestendigheid
  • schone en stille machines bij bouwwerkzaamheden (emissie- en geluidsnormeringen voor werktuigen en aggregaten)
  • toepassing van geaccepteerde keurmerken als bewijsmiddel voor milieuvriendelijke producten (FSC, Ecolabel, Energystar en dergelijke)
  • integrale ketenverantwoordelijkheid. Voor dit laatste aspect zal de gemeente in toenemende mate vragen om een milieugerichte levenscyclus analyse (LCA).

Onze acties:

  • Inkopers en procedurebegeleiders moeten verplicht duurzaamheid vroegtijdig in de specificaties opnemen bij (Europese) openbare aanbestedingen. Leveranciers en aannemers moeten zich inspannen om de negatieve impact van hun eigen organisatie op het milieu terug te dringen. Daarvoor is het belangrijk dat zij hun bedrijfsprocessen op orde hebben en de gevolgen hiervan voor het milieu goed beheersen. Ook moeten ze werken aan continue verbetering. Waar dat kan, is duurzaam handelen in de bedrijfsvoering een selectiecriterium bij nieuwe opdrachten. De milieudruk van wat we inkopen is zo laag mogelijk. We vragen integrale ketenverantwoordelijkheid. De gemeente zal in toenemende mate vragen om een milieugerichte levenscyclus analyse (LCA). Deze geeft inzicht in de milieueffecten in alle fases van het product: van grondstofwinning en productie tot en met afvalverwerking. De optelsom van die milieueffecten wordt uitgedrukt in een milieukostenindicator (MKI), die weer wordt vastgelegd in een milieuproductverklaring. De MKI weegt de gemeente mee bij de gunning.
  • We stellen eisen aan het gebruik van machines bij bouwwerkzaamheden (emissie- en geluidsnormeringen voor werktuigen en aggregaten)
  •  gemeente streeft naar zero-emission bevoorrading van leveringen en diensten in 2025 door emissie-eisen, efficiënter bestelgedrag en het bundelen van leveringen. Nieuwe voertuigen voor het eigen wagenpark van de gemeente zijn volledig elektrisch, tenzij deze niet voorhanden zijn.
  • Stimuleren van circulair inkopen en het verminderen van primair grondstoffengebruik. Ingekochte producten moeten na einde levensduur opnieuw bruikbaar zijn in een hoogwaardige toepassing. Waar het mogelijk is, stelt de gemeente Rotterdam het gebruik van goederen en materialen boven het eigenaarschap.  Verantwoorde herkomst, waarbij we letten op de bescherming van eindige hulpbronnen en eerlijke arbeidsomstandigheden. Onze energie is afkomstig uit hernieuwbare bronnen (zon en wind), hout in papier, kantoormeubilair en bouwmaterialen komt uit duurzaam beheerde bossen en de productie van koffie, natuursteen, bedrijfskleding en ICT middelen voldoet aan internationale normen voor eerlijke handel en goede arbeidsomstandigheden.

Sociale aspecten

De sociale dimensie van duurzaam inkopen bestaat onder andere uit het stimuleren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (d.m.v. Social Return), armoedebestrijding, sociale cohesie, aandacht voor eerlijke handel (fairtrade) en internationale arbeidsnormen (ILO) in de gehele productie- en toeleveringsketen.

  • ILO
    De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) hebben betrekking op kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie en vakbondsvrijheid. Verder gelden mensenrechten op basis van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM). Daarnaast kunnen aanvullende sociale normen van toepassing zijn met betrekking  tot veiligheid en gezondheid, werktijden, en leefbaar loon.
  • Fairtrade
    Fairtrade wil zeggen dat producenten een eerlijke prijs krijgen voor hun producten. Een prijs waarmee zij in het levensonderhoud van hun gezin kunnen voorzien, kunnen investeren in hun bedrijf, dorp of coöperatie. Hierbij kunnen ook milieuaspecten een rol spelen. Er zijn verschillende keurmerken die de fairtrade principes aantonen. Gecertificeerde producten zijn onder andere voedingswaren, katoen, en bloemen en planten. Rotterdam is sinds 2012 een Fairtrade gemeente
  • Social Return
    Social return is onderdeel van het duurzaam inkoopbeleid van de gemeente Rotterdam. Het draagt bij aan een economisch en sociaal gezondere stad. Social Return vergroot de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast versterkt het ook hun vakmanschap door leer/werk- en/of stageplaatsen. Samen met het bedrijfsleven wil de gemeente Rotterdam arbeidsbeperkten zo productief mogelijk inzetten. De gemeente gebruikt daarvoor haar inkoopkracht. Ze verwacht van haar leveranciers dat zij investeren in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Om het u als ondernemer makkelijk te maken, zeker als u nog onbekend bent bij de gemeente, is de Ondernemersbalie het centrale informatiepunt. U kunt hier terecht voor vragen over inkoop en aanbesteding, maar ook voor overige onderwerpen. Ook kunt u zich bij de Ondernemersbalie melden als u uw producten of diensten aan de gemeente aan wilt bieden. Vindt u op deze pagina niet de informatie die u zoekt? Bel dan het gemeentelijke telefoonnummer 14 010.

Centraal meldpunt gedragscode

Het meldpunt 'Publiek Opdrachtgeverschap' is het centrale punt binnen gemeente Rotterdam. Hier kunt u met vragen en/of meldingen over de gedragscode terecht. Telefoon 14 010 (op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur).

Gemeente Rotterdam
Afdeling Aanbestedingszaken
T.a.v. Centraal Meldpunt 'Publiek Opdrachtgeverschap'
Postbus 6575 3002 AN  Rotterdam

Meer informatie over de eisen die we stellen aan producten, diensten en werken, staat op het tabblad 'duurzaam en sociaal inkopen'.

Melding

Vindt u dat de opdrachtgever zich niet heeft gehouden aan de gedragscode 'publiek opdrachtgeverschap'? Dan kunt u via de mail opdrachtgeverscode@rotterdam.nl een melding indienen. Daarin kunt u de kernwaarde(n) van de gedragscode aangeven, zo concreet mogelijk omschreven, die niet is nageleefd.