Inkoop en aanbesteding
Gepubliceerd op: 15-12-2016
Geprint op: 22-07-2019
https://www.rotterdam.nl/werken-leren/inkoop-en-aanbesteding/
Spring naar het artikel
Foto: gemeente Rotterdam

Rotterdam wil het beste voor haar bewoners. Daarom werken we aan een stad waar het goed wonen, werken, ondernemen en vertoeven is. En zijn we steeds op zoek naar de beste diensten en producten en daarmee naar de beste ondernemers.

Van het leveren van pennen tot straatklinkers. Van het realiseren van groene daken tot bruggen. Of van het inhuren van uitzendkrachten tot architecten. De diensten en producten die we zoeken, zijn zo divers als u kunt verwachten van een wereldstad.

Prijs, kwaliteit en duurzaamheid

Er wordt door gemeente Rotterdam jaarlijks voor zo’n 1,3 miljard euro ingekocht. Belastinggeld, dat tegen een juiste prijs/kwaliteitsverhouding wordt besteed. Rotterdam streeft naar een stad waar het goed leven is voor haar bewoners en ondernemers. Duurzaamheid speelt daar een belangrijke rol in.

Opdrachten

Voor alle vooraankondigingen, aankondigingen van opdrachten en aankondigingen van gegunde opdrachten van gemeente Rotterdam verwijzen wij u naar Tenderned.nl. Deze website is vanuit de Aanbestedingswet verplicht. Spelregels op gebied van inkoop en aanbesteden zijn beschreven in de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Gemeente Rotterdam beweegt zich naar een efficiëntere en flexibelere organisatie. Die steeds vaker samen met het bedrijfsleven werkt aan de ambities voor de stad. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid ondersteunt deze beweging door meer ruimte te geven aan deze samenwerking. Hierdoor kan het primaire proces snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wil het concern:

  • inkopen tegen de optimale integrale prijs/kwaliteitverhouding
  • rechtmatig en doelmatig inkopen
  • integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn
  • administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als de gemeente
  • met de beschikbare middelen maximale waarde voor de stad creëren.

Met de komst van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (2014) zijn de grensbedragen onder het Europese drempelbedrag komen te vervallen. Per opdracht wordt bekeken welke manier van aanbesteden het meest effectief is en maximale waarde voor de stad creëert. Zoveel mogelijk marktwerking (concurrentiestelling) is daarbij het uitgangspunt.

Aanbestedingskalender

Aan de aanbestedingskalender kunnen geen rechten worden ontleend. Acquisitie als reactie op deze aanbestedingskalender wordt niet op prijs gesteld.

Mandaatbesluit

Opdrachten mogen alleen gegeven worden door daartoe gemandateerde ambtenaren. Of een opdrachtgever gemandateerd is, is opgenomen in het besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam 2016. Als opdrachtnemer heeft u een eigen verantwoording om te controleren of de opdrachtgever daadwerkelijk gemandateerd is. Het huidige mandaatbesluit kunt u via bijgaande link downloaden.

Samenwerkingsmogelijkheden MKB

De gemeente wil stimuleren dat lokale (MKB)-bedrijven meedingen naar opdrachten van de gemeente. Veel opdrachten zijn van zo'n aard en omvang dat MKB-bedrijven in staat zijn daarop zelfstandig aan te bieden of in te schrijven. Sommige opdrachten hebben een omvang of complexiteit die het lastig maakt voor kleinere bedrijven om daar zelfstandig naar mee te dingen. Dat wil niet zeggen dat die bedrijven op geen enkele manier voor die opdrachten in aanmerking kunnen komen. Samenwerking tussen bedrijven is een prima oplossing. Zo kunnen bedrijven met gebundelde inzet en expertise een volwaardige invulling geven aan de opgave die de gemeente met zo’n opdracht in de markt zet. In het informatieblad vind u de vormen van samenwerking die bedrijven kunnen aangaan om deel te nemen aan gemeentelijke aanbestedingen.

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit in werking getreden.

Het belangrijkste wettelijk kader bij aanbestedingen bestaat momenteel uit:

Bron: Pianoo

Daarnaast heeft de gemeente te maken met de volgende bepalingen:

  • De Nieuwe Regeling 2011, de  standaardregeling (en de toelichting daarop) voor het afsluiten van overeenkomsten tussen Adviseurs en opdrachtgevers. Deze is van toepassing op:
    • opdrachten aan ingenieurs-, architecten- en adviesbureaus; 
    • voor de uitbesteding van engineering, toezicht en technisch onderzoek; 
    • voor het inhuren van personeel voor engineering.
  • De modelvoorwaarden van de VNG en de toelichting daarop.
  • Voor de uitvoering van werken hanteert de gemeente de Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012). De UAV 2012 bestaat uit een pakket van regels voor aannemingsovereenkomsten in de bouw. Het zijn voorwaarden die na overleg tussen organisaties van bouwbedrijven en rijksoverheid tot stand zijn gekomen. De voorwaarden zijn in de loop der tijd uitgegroeid tot een standaardregeling in de bouwwereld. Op de website van de Rijksoverheid kunt de UAV 2012 downloaden. Via sdu.nl kunt u een gedrukt exemplaar bestellen.

Tenderned en aanbestedingsplatform

Gemeente Rotterdam maakt voor haar aanbestedingen gebruik van een digitaal aanbestedingsplatform. Alle communicatie bij een aanbesteding verloopt via dat platform. Openbare aanbestedingen worden (via het aanbestedingsplatform) gepubliceerd op het wettelijk verplichte Tenderned. De handleiding Tenderned en handleiding van Negometrix helpen u op weg in het gebruik van Tenderned en het aanbestedingsplatform. Zo ondervindt u geen belemmeringen bij het meedoen aan aanbestedingen van gemeente Rotterdam.

Rotterdam wil ook in de toekomst het beste. Dit betekent dat de beste diensten en producten aan duurzame eisen moeten voldoen. We beseffen dat we met z’n allen beter voor de aarde en voor elkaar moeten zorgen, nu en straks.

Bij onze inkopen en aanbestedingen wordt dan ook steeds meer aandacht besteed aan duurzaamheidsaspecten. De resultaten zie je nu al in de stad. Denk bijvoorbeeld maar aan

  • openbare LED-verlichting
  • groene daken
  • het Drijvend Paviljoen.

Minder zichtbare resultaten zijn bijvoorbeeld:

  • het gebruik van groene stroom
  • biologische en Fairtrade producten in de bedrijfsrestaurants
  • bedrijfskleding van bio-katoen.

Duurzaam inkopen

De gemeente koopt per jaar voor ruim 1 miljard euro in aan goederen, diensten en projecten. Door onze marktkracht dragen we bij aan de vergroening van onze economie. Het doel van duurzaam inkopen is niet alleen een merkbare positieve bijdrage leveren aan het economisch, sociaal- en milieubeleid van gemeente Rotterdam. Maar ook aan de maatschappij als geheel. Duurzaam inkopen betekent dat niet de prijs, maar kwaliteit en duurzaamheid leidend zijn. Het landelijk Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen vormt het (minimale) kader waarbinnen de gemeente werkt. Dit is het uitgangspunt van denken en handelen. Waar het mogelijk (en wenselijk) is ligt de lat hoger.

Concrete acties die de gemeente gaat oppakken deze collegeperiode zijn onder andere:

  • Inkopers en procedurebegeleiders moeten verplicht duurzaamheid vroegtijdig in de specificaties opnemen bij (Europese) openbare aanbestedingen.
  • Leveranciers worden verplicht om managementrapportages te leveren over milieu- en sociale aspecten van hun leveringen en diensten. Voor zover proportioneel eist de gemeente integrale ketenverantwoordelijkheid.
  • Het verminderen en verschonen van de vervoerskilometers die de gemeente teweeg brengt bij inkoop.
    De gemeente streeft naar zero-emission bevoorrading in 2020 door emissie-eisen, efficiënter bestelgedrag en het bundelen van leveringen. Nieuwe voertuigen voor het eigen wagenpark van de gemeente zijn volledig elektrisch, tenzij deze niet voorhanden zijn.
  • Stimuleren van circulair inkopen. Ingekochte producten moeten na einde levensduur opnieuw bruikbaar zijn in een hoogwaardige toepassing. Waar het mogelijk is, stelt de gemeente Rotterdam het gebruik van goederen en materialen boven het eigenaarschap. We werken samen met andere gemeenten in de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Zo zorgen we voor meer uniformiteit in onze uitvraag richting onze leveranciersmarkt.

Duurzaam inkopen betekent dat niet de prijs, maar kwaliteit en duurzaamheid leidend zijn.

Milieuaspecten van duurzaam inkopen

Duurzaam dichterbij de Rotterdammer. Dat is het motto van ons huidige duurzaamheidsprogramma 2015 - 2018. We gaan voor schone lucht, droge voeten en lagere energierekeningen. Omdat de Rotterdammers recht hebben op een gezonde, mooie en groene stad.

De gemeente geeft daarin zelf het goede voorbeeld door 100% duurzaam in te kopen. Voorop staat dat onze inkoop zoveel mogelijk maatschappelijke waarde oplevert voor Rotterdam. We doen graag zaken met bedrijven die een milieubewuste bedrijfsvoering hanteren. En die dat kunnen aantonen met een CO2 Prestatieladder, ISO 14001 of Milieubarometer Certificaat. Eerst hield de gemeente leveranciers aan de minimumeisen. Steeds meer moedigen we leveranciers aan om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren. Want daarin kunnen we samen echt het verschil maken.

Per aanbesteding wordt beoordeeld welke milieuaspecten het meest relevant zijn. De belangrijkste aandachtspunten zijn:

  • Het verminderen van transportemissies (emissieloze bevoorrading in 2020)
  • Schone en stille machines bij bouwwerkzaamheden (emissie- en geluidsnormeringen voor werktuigen en aggregaten)
  • Toepassing van geaccepteerde keurmerken als bewijsmiddel voor milieuvriendelijke producten (FSC, Ecolabel, Energystar e.d.)
  • circulair inkopen (meer kansen voor hoogwaardig hergebruik van grondstoffen)
  • integrale ketenverantwoordelijkheid. Voor dit laatste aspect zal de gemeente in toenemende mate vragen om een milieugerichte levenscyclus analyse (LCA).

Sociale aspecten

De sociale dimensie van duurzaam inkopen bestaat o.a. uit het stimuleren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (d.m.v. Social Return), armoedebestrijding, sociale cohesie, aandacht voor eerlijke handel (fairtrade) en internationale arbeidsnormen (ILO) in de gehele productie- en toeleveringsketen.

  • ILO
    De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) hebben betrekking op kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie en vakbondsvrijheid. Verder gelden mensenrechten op basis van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM). Daarnaast kunnen aanvullende sociale normen van toepassing zijn met betrekking  tot veiligheid en gezondheid, werktijden, en leefbaar loon.
  • Fairtrade
    Fairtrade wil zeggen dat producenten een eerlijke prijs krijgen voor hun producten. Een prijs waarmee zij in het levensonderhoud van hun gezin kunnen voorzien, kunnen investeren in hun bedrijf, dorp of coöperatie. Hierbij kunnen ook milieuaspecten een rol spelen. Er zijn verschillende keurmerken die de fairtrade principes aantonen. Gecertificeerde producten zijn o.a. voedingswaren, katoen, en bloemen en planten.
  • Social Return
    Social return is onderdeel van het duurzaam inkoopbeleid van de gemeente Rotterdam. Het draagt bij aan een economisch en sociaal gezondere stad. Social Return vergroot de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast versterkt het ook hun vakmanschap door leer/werk- en/of stageplaatsen. Samen met het bedrijfsleven wil de gemeente Rotterdam arbeidsbeperkten zo productief mogelijk inzetten. De gemeente gebruikt daarvoor haar inkoopkracht. Ze verwacht van haar leveranciers dat zij investeren in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Contact

Om het u als ondernemer makkelijk te maken, zeker als u nog onbekend bent bij de gemeente, is de Ondernemersbalie het centrale informatiepunt. U kunt hier terecht voor vragen over inkoop en aanbesteding, maar ook voor overige onderwerpen. Ook kunt u zich bij de Ondernemersbalie melden als u uw producten of diensten aan de gemeente aan wilt bieden. Vindt u op deze pagina niet de informatie die u zoekt? Bel dan het gemeentelijke telefoonnummer 14010.

Centraal meldpunt gedragscode

Het meldpunt 'Publiek Opdrachtgeverschap' is het centrale punt binnen gemeente Rotterdam. Hier kunt u met vragen en/of meldingen over de gedragscode terecht. Telefoon 14 010 (op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur).

Gemeente Rotterdam
Afdeling Aanbestedingszaken
T.a.v. Centraal Meldpunt 'Publiek Opdrachtgeverschap'
Postbus 6575 3002 AN  Rotterdam

Meer informatie over de eisen die we stellen aan producten, diensten en werken, staat op het tabblad 'duurzaam en sociaal inkopen'. Telefoon 14 010 of e-mail duurzaaminkopengw@rotterdam.nl.

Melding

Vindt u dat de opdrachtgever zich niet heeft gehouden aan de gedragscode 'publiek opdrachtgeverschap'? Dan kunt u via de mail opdrachtgeverscode@rotterdam.nl een melding indienen. Daarin kunt u de kernwaarde(n) van de gedragscode aangeven, zo concreet mogelijk omschreven, die niet is nageleefd.