Elektronische facturatie
Levert u producten of diensten aan de gemeente Rotterdam? De gemeente ontvangt de rekening daarvoor graag elektronisch. Deze e-facturatie maakt dat wij uw factuur sneller kunnen betalen. Stuurt u nog geen elektronische facturen? Dan vragen wij u dat te gaan doen. U leest hier hoe e-facturatie werkt.
Er zijn verschillende manieren voor e-facturatie. Doorloopt u de stappen hieronder om te zien welke manier voor u het beste werkt.
Stap 1. Kijk of uw boekhoudprogramma geschikt is voor e-facturatie
Steeds meer boekhoudprogramma’s kunnen een e-factuur versturen. Vraag bij de leverancier van uw boekhoudprogramma naar de mogelijkheid om uw factuur via UBL of XML online te versturen.
Belangrijk: het moet gaan om een UBL- of XML-factuur. Het gaat NIET om een PDF-factuur. Lees ook: Welke gegevens zijn nodig in een e-factuur aan de gemeente Rotterdam?
Stap 2. Kijk hoeveel facturen u per jaar naar de gemeente verstuurt:
U verstuurt minder dan 25 facturen per jaar
Maak gebruik van het webportaal van Tie Kinetix. Tie Kinetix verzorgt voor de gemeente Rotterdam een webportaal voor leveranciers. Via dit portaal kunt u handmatig e-facturen versturen. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Het enige dat u moet doen is het maken van een account op het leveranciersportaal.
Met dit account. Link opent een externe pagina kunt u facturen en eventuele bijlagen veilig versturen.
Nadat u uw account heeft aangemaakt, doorloopt u nog enkele stappen. Daarna kunt u uw facturen snel, makkelijk en veilig versturen:
Factuur versturen
U logt in via https://gemeenterotterdam.flow.tiekinetix.net/auth/login. Link opent een externe pagina. U maakt handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens naar de gemeente Rotterdam.
In de video Uitleg versturen E-factuur aan de gemeente Rotterdam. Link opent een externe pagina leggen wij stap voor stap uit hoe u handmatig een elektronische factuur kunt indienen bij de gemeente Rotterdam.
Heeft u hulp nodig? Neem contact op met het aansluitteam E-facturatie. Link opent een externe pagina van gemeente Rotterdam.
U verstuurt meer dan 25 facturen per jaar
Verstuurt u per jaar 25 facturen of meer? En vraagt de handmatige invoering van facturen te veel van uw tijd? Neem contact op met het aansluitteam. Link opent een externe pagina van gemeente Rotterdam, of met onze serviceprovider Tie Kinetix. Link opent een externe pagina, om te informeren naar de mogelijkheden om makkelijker en sneller te e-factureren.
Stap 3. Bekijk of uw boekhoudprogramma of uw serviceprovider e-facturen via Peppol kan versturen
Mogelijkheid 1: U kunt facturen via Peppol versturen. Deze manier heeft de voorkeur.
In dit geval kunt u de e-factuur direct versturen via het Peppol-netwerk. U gebruikt daarbij het Organisatie Identificatie Nummer (OIN) van gemeente Rotterdam: 00000001001876387000.
Het is raadzaam om uw organisatie eenmalig te registreren. Link opent een externe pagina op het online-leveranciersportaal van de gemeente Rotterdam. Na registratie ontvangen wij uw facturen in de productie-omgeving van het portaal. Als het nodig is, kunnen wij ook meteen op uw factuur reageren, bijvoorbeeld bij een afwijzing of weigering in het geval er iets niets klopt in een onderdeel van de factuur. U weet dan meteen waar u aan toe bent, en kunt een eventuele vergissing meteen herstellen.
Mogelijkheid 2: U kunt e-facturen versturen, maar niet via Peppol
Als uw boekhoudprogramma niet over Peppol beschikt, kunt u uw e-facturen rechtsreeks versturen naar het e-mailadres van Tie Kinetix. Link opent een externe pagina, de serviceprovider van de gemeente Rotterdam. Uw e-factuur moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen.
Registreer. Link opent een externe pagina uw bedrijf of organisatie eenmalig op het webportaal voor leveranciers. Dat kan door een account aan te maken bij onze serviceprovider Tie Kinetix.
Lukt dat niet? Heeft u hulp nodig? Neem dan contact op met het aansluitteam e-facturatie. Link opent een externe pagina van gemeente Rotterdam.
Ervaringen van leveranciers
Adviesbureau J&C levert verschillende diensten aan de gemeente Rotterdam. Sinds mei 2021 verstuurt het bureau zijn facturen elektronisch. Tom de Weerdt, directeur van J&C is er enthousiast over.
Is de overstap naar E-factureren soepel verlopen?
'Meteen na onze aanmelding kregen we een vast contactpersoon bij het aansluitteam van de gemeente, met een direct nummer en e-mailadres. Dat is erg praktisch! Tijdens het aanmaken van ons account ontstond er een technisch probleem. Het bleek te maken te hebben met e-mailinstellingen. Dat moesten we oplossen via de e-mailinstellingen bij onze provider. Wij hadden daar zelf de kennis niet voor in huis. Onze contactpersoon trad onmiddellijk voor ons op.'
'Dat werkte uitstekend. We waren positief verrast over de betrokkenheid en hulpvaardigheid van onze contactpersoon. Hij gaf ons informatie en was goed bereikbaar toen we konden testen of het probleem verholpen was. Daarna heeft hij nog een tijdje onze facturen gevolgd en daarop meteen gereageerd. We hebben de hele werkwijze van de gemeente als heel prettig ervaren, complimenten!'
Raden jullie E-facturatie aan?
'Zeker! We hebben korte tijd nodig gehad voor het inregelen. Maar die hobbel was snel verholpen. Het resultaat was een eenvoudig en snel verwerkingsproces, zowel voor ons als voor de gemeente Rotterdam zelf.'
Kraaijeveld's Aannemingsbedrijf B.V. werkt regelmatig voor de gemeente Rotterdam. Sinds april 2021 stuurt de facturen online. Teunis Kraaijeveld deelt graag zijn ervaring met e-facturatie.
Succesvol E-factureren
'De gemeente vroeg ons om te starten met e-facturatie. We waren daar niet mee bekend. De eerste indruk was dat we zonder hulp lang zouden moeten zoeken naar de juiste informatie. Maar de gemeente heeft ons daarbij goed geholpen. Heel fijn was dat we een vaste contactpersoon bij de gemeente kregen.
Ons boekhoudsysteem was geschikt voor e-facturatie. Dat maakte de registratie nog vlotter. Wij hebben het nu zo ingesteld, dat ons boekhoudsysteem automatisch een e-mail verstuurt, compleet met de juiste bestanden. Na een kleine controle gaat deze e-mail meteen door naar het e-mailadres van gemeente Rotterdam.'
Samenwerking A-team
'Wij zijn tevreden over de samenwerking met het Aansluitteam. In 2021 hebben we bijna 500 facturen automatisch en papierloos verstuurd. Dit scheelt tijd en energie, om nog niet te spreken van de archiefruimte. Als de gemeente een opmerking heeft over een factuur, krijgen we meteen een automatische melding via de e-mail. Daarin staat een beknopte toelichting. Handig, want we kunnen dan ook snel reageren en bijvoorbeeld ontbrekende gegevens alsnog e-mailen. Als er iets niet duidelijk is, kunnen wij terecht bij onze contactpersoon bij het Aansluitteam.'
Raden jullie E-facturatie aan?
'Ja, wij raden e-facturatie zeker aan! Eenmaal ingericht, genereert het systeem automatisch alles wat nodig is. Dat voorkomt fouten en problemen. Facturen staan digitaal opgeslagen en zijn dus altijd in te zien. Nu werken wij met een ERP-boekhoudsysteem. Dat is standaard ingericht met de automatische e-mailmogelijkheden. Andere opties hebben wij nog niet nodig gehad, maar mocht dat wel zo zijn, dan weten we dat het Aansluitteam van de gemeente ons goed begeleidt. Het komt altijd goed!'
Het aansluitteam E-facturatie adviseert en helpt
Het aansluitteam e-facturatie van de gemeente Rotterdam helpt leveranciers. Dat doet het team bijvoorbeeld door te adviseren welke manier het beste is om facturen elektronisch te versturen.
Meer informatie
Neem contact op met het Aansluitteam e-facturatie: efacturatie@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.
Link naar het registratieformulier van serviceprovider Tie Kinetix: E-facturatie portaal Gemeente Rotterdam (tiekinetix.net). Link opent een externe pagina.
Link naar het inlogscherm van serviceprovider Tie Kinetix: https://gemeenterotterdam.flow.tiekinetix.net/auth/login. Link opent een externe pagina.
