Ga naar de hoofdinhoud

Leestijd: 5 min

Elektronische facturatie

Levert u producten of diensten aan de gemeente Rotterdam? De gemeente ontvangt de rekening daarvoor graag elektronisch. Deze e-facturatie maakt dat wij uw factuur sneller kunnen betalen. Stuurt u nog geen elektronische facturen? Dan vragen wij u dat te gaan doen. U leest hier hoe e-facturatie werkt.

Er zijn verschillende manieren voor e-facturatie. Doorloopt u de stappen hieronder om te zien welke manier voor u het beste werkt. 

Stap 1. Kijk of uw boekhoudprogramma geschikt is voor e-facturatie

Steeds meer boekhoudprogramma’s kunnen een e-factuur versturen. Vraag bij de leverancier van uw boekhoudprogramma naar de mogelijkheid om uw factuur via UBL of XML online te versturen. 

Belangrijk: het moet gaan om een UBL- of XML-factuur. Het gaat NIET om een PDF-factuur. Lees ook: Welke gegevens zijn nodig in een e-factuur aan de gemeente Rotterdam?

Stap 2. Kijk hoeveel facturen u per jaar naar de gemeente verstuurt:

U verstuurt minder dan 25 facturen per jaar

Maak gebruik van het webportaal van Tie Kinetix. Tie Kinetix verzorgt voor de gemeente Rotterdam een webportaal voor leveranciers. Via dit portaal kunt u handmatig e-facturen versturen. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Het enige dat u moet doen is het maken van een account op het leveranciersportaal.

Met dit account. Link opent een externe pagina kunt u facturen en eventuele bijlagen veilig versturen. 
Nadat u uw account heeft aangemaakt, doorloopt u nog enkele stappen. Daarna kunt u uw facturen snel, makkelijk en veilig versturen: 

Factuur versturen

U logt in via https://gemeenterotterdam.flow.tiekinetix.net/auth/login. Link opent een externe pagina. U maakt handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens naar de gemeente Rotterdam.

In de video Uitleg versturen E-factuur aan de gemeente Rotterdam. Link opent een externe pagina leggen wij stap voor stap uit hoe u handmatig een elektronische factuur kunt indienen bij de gemeente Rotterdam.

Heeft u hulp nodig? Neem contact op met het aansluitteam E-facturatie. Link opent een externe pagina van gemeente Rotterdam.  

U verstuurt meer dan 25 facturen per jaar

Verstuurt u per jaar 25 facturen of meer? En vraagt de handmatige invoering van facturen te veel van uw tijd?  Neem contact op met het aansluitteam. Link opent een externe pagina van gemeente Rotterdam, of met onze serviceprovider Tie Kinetix. Link opent een externe pagina, om te informeren naar de mogelijkheden om makkelijker en sneller te e-factureren.   

Stap 3. Bekijk of uw boekhoudprogramma of uw serviceprovider e-facturen via Peppol kan versturen

Mogelijkheid 1: U kunt facturen via Peppol versturen. Deze manier heeft de voorkeur.

In dit geval kunt u de e-factuur direct versturen via het Peppol-netwerk. U gebruikt daarbij het Organisatie Identificatie Nummer (OIN) van gemeente Rotterdam: 00000001001876387000.

Het is raadzaam om uw organisatie eenmalig te registreren. Link opent een externe pagina op het online-leveranciersportaal van de gemeente Rotterdam. Na registratie ontvangen wij uw facturen in de productie-omgeving van het portaal. Als het nodig is, kunnen wij ook meteen op uw factuur reageren, bijvoorbeeld bij een afwijzing of weigering in het geval er iets niets klopt in een onderdeel van de factuur. U weet dan meteen waar u aan toe bent, en kunt een eventuele vergissing meteen herstellen. 

Mogelijkheid 2: U kunt e-facturen versturen, maar niet via Peppol

Als uw boekhoudprogramma niet over Peppol beschikt, kunt u uw e-facturen rechtsreeks versturen naar het e-mailadres van Tie Kinetix. Link opent een externe pagina, de serviceprovider van de gemeente Rotterdam. Uw e-factuur moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen. 
Registreer. Link opent een externe pagina uw bedrijf of organisatie eenmalig op het webportaal voor leveranciers. Dat kan door een account aan te maken bij onze serviceprovider Tie Kinetix.  

Lukt dat niet? Heeft u hulp nodig? Neem dan contact op met het aansluitteam e-facturatie. Link opent een externe pagina van gemeente Rotterdam. 

Ervaringen van leveranciers

Het aansluitteam E-facturatie adviseert en helpt

Het aansluitteam e-facturatie van de gemeente Rotterdam helpt leveranciers. Dat doet het team bijvoorbeeld door te adviseren welke manier het beste is om facturen elektronisch te versturen. 

Meer informatie

Neem contact op met het Aansluitteam e-facturatie: efacturatie@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.

Link naar het registratieformulier van serviceprovider Tie Kinetix: E-facturatie portaal Gemeente Rotterdam (tiekinetix.net). Link opent een externe pagina.
Link naar het inlogscherm van serviceprovider Tie Kinetix: https://gemeenterotterdam.flow.tiekinetix.net/auth/login. Link opent een externe pagina.