Vergunning A-evenement aanvragen

Voor iedereen die een evenement in Rotterdam wil organiseren. 

• U vraagt minimaal 4 weken voordat het evenement begint de vergunning aan.

• U kunt een vergunning aanvragen voor het volgende kalenderjaar als het evenement wordt georganiseerd in de volgende perioden:

  • januari tot en met maart
  • oktober tot en met december

  Houdt er rekening mee dat organisatoren van een B- of C- evenement voorrang hebben op de door hen aangevraagde plek.

• U hebt een compleet plan voor uw evenement. Hoe dit plan eruit moet zien leest u bij 'Meesturen'.

De regels voor evenementen en vergunningen staan in het Rotterdams evenementenbeleid en de nota evenementenvergunningen. Deze vindt u op de pagina Alles over evenementenvergunningen. 

Typen A-evenement met andere voorwaarden

Voor de volgende type A-evenementen gelden andere voorwaarden:

Evenementenmarkt

Organiseert u een evenementenmarkt zoals een braderie, rommelmarkt of themamarkt dan gelden er speciale voorwaarden.
De regels vindt u in het 'Beleidskader Evenementen: Braderieën, Rommelmarkten en Themamarkten Rotterdam 2019. Link opent een externe pagina'.

Horecaevenement

Organiseert u een evenement op het terras van uw horecaonderneming of op naam van uw horecaonderneming buiten uw terras? Dan gelden er extra regels. 
Wilt u bijvoorbeeld buiten uw exploitatievergunning activiteiten organiseren waarbij uw terras aangepast moet worden? Of waarbij geluid wordt gemaakt? Dan hebt u altijd een vergunning A-evenement nodig. 

Voor voetbaluitzendingen zijn er soms uitzonderingen. Wilt u een voetbaluitzending organiseren? Neem dan contact op met Team Horecavergunningen.

A+ evenement

De vergunning voor een A+ evenement is bedoeld voor evenementen die te groot zijn voor een normale A-vergunning, maar te klein voor een B- of C-evenementenvergunning. Deze evenementen hebben een grotere invloed op het woonklimaat en leefklimaat dan een normaal A-evenement. 
Als u een A+ evenementenvergunning nodig hebt, krijgt u bericht van de gemeente na het aanvragen van de vergunning A-evenement. 

Bij een A+ vergunning overlegt de gemeente met de organisator en de betrokken diensten, zoals politie en brandweer. Hierdoor heeft de gemeente meer tijd nodig om de aanvraag te behandelen. 

U levert een compleet plan voor uw evenement in. Dit plan heeft:

• een veiligheidsplan  
  Hierin staan alle gegevens van het evenement en alle veiligheidsmaatregelen die u neemt om te zorgen voor een veilig evenement.
• een schoonplan
  Hierin staat hoe u het evenemententerrein tijdens en na het evenement schoonhoudt 
• een situatieschets
  Dit is een actuele tekening met daarop aangegeven hoe groot het terrein is. 
  Op de schets staan de volgende zaken:
  • hoe hulpdiensten het terrein of de straat kunnen bereiken, ook wel de calamiteitenroute genoemd 
  • de plaats en afmeting van alle activiteiten en voorwerpen
    (zoals kramen, apparatuur, toiletten, terrassen, podia, tribunes)
  • de afmetingen van eventuele nooduitgangen 
  • de vluchtroutes voor bezoekers 
• een bewonersbrief 
  Dit is een brief die u verplicht stuurt naar de directe omgeving van waar uw evenement wordt gehouden. In deze brief staat in ieder geval:
  • de periode en plek van de opbouw en afbouw 
  • de datum en tijd van het evenement
  • een korte beschrijving van de activiteiten van het evenement
  • de contactgegevens van de organisatie tijdens het evenement voor vragen van bewoners
  •  de contactgegevens van de DCMR Milieudienst Rijnmond voor het melden van (geluids)overlast

Soms is het nodig om extra plannen aan te leveren, zoals een verkeersplan, zorgplan of inzetplan. Als dit het geval is, krijgt u hierover bericht van de gemeente.

• De precieze behandeltijd van uw aanvraag hangt af van verschillende zaken. Hoelang de aanvraag duurt verschilt per evenement. U ontvangt het besluit voor het evenement begint. 
• Na uw aanvraag controleert de gemeente of de meegestuurde documenten compleet zijn.
  Mochten er documenten missen of er zijn nog vragen, dan neemt de gemeente contact met u op.
• Is uw aanvraag compleet? Dan behandelt de gemeente de aanvraag. 
  Hierbij bekijken de hulpdiensten en veiligheidsdiensten de aanvraag en de plannen die erbij horen. Zij geven hierop feedback. 
  Misschien moet u de plannen aanpassen. Als u de aangepaste plannen hebt ingeleverd geven de diensten een definitief advies. En nemen zij een besluit over de aanvraag.

• Is de definitieve aanvraag goedgekeurd? Dan krijgt u de vergunning.
  
  De burgemeester kan voor de vergunning regels geven om het evenement goed te regelen. Deze regels kunnen gaan over:

  • de plaats en het tijdstip
  • de openbare orde
  • de veiligheid en brandveiligheid
  • technische voorzieningen, zoals materiaal, elektra en de stroomvoorziening
  • last van geluid voor bezoekers en omgeving en het voorkomen hiervan
  • extra verkeersmaatregelen, zoals wegomleidingen of wegafsluitingen

  De organisatie moet zich aan alle regels houden die in de evenementenvergunning staan.  

A-evenementen waarvoor een vergunning is afgegeven staan op Evenementen in Rotterdam. Link opent een externe pagina en op Berichten over uw buurt. Link opent een externe pagina.

Bezwaar maken

Bent u het niet eens met het besluit? Dan kunt u tot 6 weken nadat de burgemeester het besluit heeft genomen of dat u het besluit hebt ontvangen bezwaar maken.

Soms zijn ook nog andere vergunningen nodig. Deze vraagt u apart van de evenementenvergunning aan:

• Alcohol schenken
  Wilt u alcohol schenken tijdens het evenement? Dan moet u toestemming aanvragen voor schenken van alcohol bij evenementen.
  Deze toestemming vraagt u tegelijk aan met uw vergunning A-evenement.
• Gebruik binnenruimtes of verblijfstenten
  U hebt voor het gebruik van binnenruimtes voor evenementen of verblijfstenten een gebruiksmelding brandveiligheid nodig. Deze vraagt u minimaal 4 weken voor het evenement begint aan bij het Omgevingsloket. Link opent een externe pagina.
• Bijzondere omstandigheden
  Soms zijn er bijzondere omstandigheden. Dan hebt u een omgevingsvergunning nodig. Bijvoorbeeld als er al te veel evenementen worden georganiseerd in een gebied. U vraagt de omgevingsvergunning aan via het Omgevingsloket. Link opent een externe pagina. 
  Meer over omgevingsvergunningen leest u op de pagina Omgevingsvergunning.
• Evenement bij tramspoor of metrospoor
  Is uw evenement binnen 5 meter van een tramspoor of metrospoor? Dan hebt u misschien een ontheffing Wet lokaal spoor  nodig. 
  Meer over deze vergunning en hoe u die aanvraagt leest u op de pagina Vergunningen van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Link opent een externe pagina.

Hebt u vragen, stuur een e-mail naar evenementenvergunningen@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.
Of bel met het team evenementenvergunningen 010 267 34 57.