Videobellen met de gemeente
Gepubliceerd op: 14-10-2020
Geprint op: 15-10-2020
https://www.rotterdam.nl/bestuur-organisatie/videobellen/
Ga naar de hoofdinhoud

U heeft een videobel-afspraak met de gemeente. Voor dit gesprek hoeft u niet naar de gemeente te komen. U heeft dit gesprek met de gemeente vanuit uw huis of een andere plek die voor u fijn is.

Er kunnen geen opnames gemaakt worden van het videogesprek. Videobellen kan voor steeds meer producten van de gemeente, maar nog niet voor alle producten. Videobellen kan alleen als u daarvoor een afspraak maakt. Een afspraak maken voor videobellen kan via de website of via ons telefoonnummer 14 010. U ziet of hoort dan vanzelf of videobellen mogelijk is voor het u product dat u nodig heeft. Let op: voor sommige producten heeft u uw DigiD inloggegevens nodig.

Wat heeft u nodig voor een videogesprek met de gemeente?

  • Een tablet, computer, laptop of smartphone met camera en microfoon
  • Gebruik als dat kan een koptelefoon of in-ear oordopjes dan bent u beter te verstaan
  • Een goed werkende internetverbinding. Let op: gebruik wifi, dan gaat het niet ten koste van uw databundel
  • Uw DigiD. Als het gesprek begint, legt de medewerker van de gemeente uit hoe u kunt inloggen met uw DigiD.

Hoe werkt een videogesprek met de gemeente?

Als u een afspraak heeft gemaakt voor videobellen dan ontvangt u een e-mail van de gemeente. Heeft u geen e-mail ontvangen? Kijk dan ook even in uw spam-box.

Bewaar de e-mail met de afspraak goed. In de e-mail staat:

  • Op welke dag en hoe laat uw afspraak is
  • De naam van de medewerker met wie u een afspraak heeft
  • Een knop om te testen of uw camera en microfoon goed zijn aangesloten. Ziet en hoort u uzelf? Dan zijn uw instellingen goed voor het videogesprek
  • Een knop waar u op kunt klikken om het videogesprek te beginnen
  • U ontvangt bij de e-mail ook een bijlage. Als u dubbelklikt op de bijlage, wordt de afspraak automatisch in uw agenda gezet.

De videobel-afspraak beginnen

Op de dag en tijd van uw afspraak, klikt u op de knop ‘videogesprek starten’ in de e-mail.

U komt eerst in onze digitale wachtkamer. U hoeft dan niets te doen, de medewerker van de gemeente komt vanzelf in beeld en het gesprek kan beginnen.

Handige tips:

  • Ga op een rustige plek zitten en zorg voor voldoende licht
  • Zet de camera op ooghoogte
  • Houd pen en papier bij de hand
  • Wordt de verbinding verbroken? Sluit dan uw browser en klik opnieuw op de knop in dezelfde uitnodigingsmail om het videogesprek opnieuw te starten.

Vragen en antwoorden

Bent u de e-mail met de afspraak voor uw gesprek kwijt? U ontvangt nog een e-mail met een herinnering. Ook in deze e-mail staat de knop ‘videogesprek starten’.

Soms moet u voor of tijdens uw gesprek formulieren invullen of andere documenten laten zien tijdens het videogesprek. De medewerker met wie u een afspraak heeft, vertelt u hoe dit werkt.

Ja, videobellen met de gemeente is veilig. Het programma waarmee de gemeente Rotterdam werkt voldoet aan de AVG-richtlijnen voor uw privacy en is volledig versleuteld. Dat betekent dat niemand anders dan u en de medewerker van de gemeente waarmee u het gesprek heeft, kan meekijken of kan inbreken in het gesprek. Er worden ook geen opnames van het gesprek gemaakt. Het videogesprek is een eenmalige verbinding.  We slaan geen gegevens op. Het programma gebruikt Nederlandse servers.

Een voorbeeld van de uitnodigingsmail

De afzender van e-mails die u ontvangt van de gemeente Rotterdam, eindigen altijd op rotterdam.nl. Ook heeft de e-mail het logo van de gemeente en de kleuren groen en wit van de gemeente Rotterdam.

Hiernaast ziet u een voorbeeld van de e-mail met de uitnodiging voor het videogesprek

Twijfelt u? Neem dan contact met ons op via 14 010.

Soms is het fijn of nodig dat iemand u helpt tijdens uw videogesprek. Bijvoorbeeld iemand die voor u de Nederlandse taal kan vertalen, uw vertrouwenspersoon, een begeleider of bijvoorbeeld uw partner als hij of zij op een andere plek is. Als dit iemand uit uw gezin is, kan die persoon natuurlijk naast u zitten tijdens het gesprek. Is het iemand buiten uw gezin? Vertel dit dan als u de afspraak maakt, dan krijgt die persoon ook een e-mail om mee te doen aan het videobelgesprek. Er kunnen maximaal drie mensen meedoen aan het gesprek: een medewerker van de gemeente, u en nog één andere persoon.

Nee, een videogesprek is eigenlijk een beeldgesprek. Uw gesprek wordt niet opgenomen. Niemand anders dan u en de medewerker van de gemeente waarmee u het gesprek heeft, kan meekijken of kan inbreken in het gesprek.

\