Verwerkingsregister gemeente Rotterdam
Gepubliceerd op: 22-12-2020
Geprint op: 09-04-2021
https://www.rotterdam.nl/bestuur-organisatie/verwerkingsregister/
Ga naar de hoofdinhoud

De gemeente Rotterdam heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, vastgelegd in een verwerkingsregister.

In het verwerkingsregister beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel. Ook wordt vastgelegd hoe de gegevens zijn beveiligd, of deze gedeeld worden met andere partijen, en hoe lang de gegevens bewaard worden.

Het verwerkingsregister is een dynamisch document en wordt regelmatig bijgewerkt. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een werkproces verandert, wanneer een nieuw werkproces wordt gestart of een werkproces wordt beëindigd.

Om u een beeld te geven van de verwerkingen binnen de gemeente Rotterdam, publiceert de gemeente een samenvatting van het verwerkingsregister. Deze kunt u hier raadplegen:

Heeft u vragen over het verwerkingsregister?

Stuur dan een mail naar concernprivacyofficebco@rotterdam.nl.

Toelichting op het verwerkingsregister Rotterdam

Het verwerkingsregister is verdeeld in kolommen. Per kolom vindt u informatie over de verschillende onderdelen van de verwerking. Deze onderdelen zijn:

  • Verwerking
  • Doel
  • Grondslag
  • Betrokkenen
  • Persoonsgegevens
  • Ontvangers

Hieronder volgt een korte toelichting per kolom:

Verwerking

Hier wordt de naam van de verwerking (het werkproces) vermeld.

Voorbeelden van verwerkingen zijn: het behandelen van een bezwaarschrift, het aanvragen van een paspoort, het inzamelen van huishoudelijk afval of het aanvragen van een uitkering.

Doel

Persoonsgegevens worden altijd met een bepaald doel verwerkt. Zo heeft de verwerking aanschrijving verlopen reisdocument het doel de burger te informeren dat zijn reisdocument over 3 maanden verloopt.

Grondslag

De wettelijke grondslag van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die bij de verwerking hoort.

Betrokkenen

De categorieën van betrokkenen van wie de gemeente persoonsgegevens verwerkt. Zoals burgers, werknemers of leerlingen.

Persoonsgegevens

De categorieën persoonsgegevens die de gemeente verwerkt. Naam, contactgegevens of gegevens over iemand zijn gezondheid zijn voorbeelden van persoonsgegevens.

Ontvangers

In deze kolom is weergegeven of, en zo ja, met welke partij de gemeente persoonsgegevens uitwisselt.

Bewaartermijnen

De gemeente Rotterdam hanteert het uitgangspunt dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

Alle informatie, data of documenten die de gemeente vastlegt bewaart de gemeente volgens een wettelijk vastgestelde bewaartermijn. Het hebben van bewaartermijnen is een verplichting uit de Archiefwet 1995. De bewaartermijnen zijn vastgelegd in de vorm van zogenaamde selectielijsten. De selectielijst van de VNG vormt de basis voor het vaststellen van de juiste bewaartermijnen.

Afhankelijk van het werkproces bestaan verschillende bewaartermijnen. Zo moet een omgevingsvergunning voor bouwen permanent, dus voor eeuwig, bewaard blijven en moeten beelden van videocameratoezicht na vier weken worden vernietigd.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

De gemeente Rotterdam neemt voor de beveiliging van persoonsgegevens fysieke, organisatorische en technische maatregelen en houdt zich aan de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Meer informatie

Kijk dan op de pagina: Hoe gaat de gemeente om met uw gegevens?