Elektronische facturatie
Gepubliceerd op: 22-02-2021
Geprint op: 29-09-2022
https://www.rotterdam.nl/werken-leren/elektronische-facturatie/
Ga naar de hoofdinhoud

Bent u leverancier van de gemeente Rotterdam? Via E-facturatie kan de gemeente uw factuur beter en sneller verwerken én betalen. Daarom ontvangen wij uw factuur in het vervolg graag elektronisch. U leest hier hoe E-facturatie werkt.

Bent u leverancier van de gemeente Rotterdam maar gebruikt u nog geen E-facturatie? Lees dan hoe u zich hiervoor kunt aanmelden.

Hoe stuurt u ons een E-factuur?

Er zijn vier manieren om een E-factuur aan de gemeente Rotterdam te sturen:

  1. Handmatig via onze portal.
  2. Via e-mail.
  3. Rechtstreeks vanuit uw boekhoudprogramma.
  4. Met een systeemkoppeling tussen uw boekhouding en die van de gemeente.

Voor het starten via mail, boekhoudprogramma of systeemkoppeling stuurt u een testbericht naar Efacturatie@rotterdam.nl en wij nemen contact met u op.

Dus of u nu veel of weinig facturen stuurt, met of zonder boekhoudpakket werkt, voor iedere leverancier is er een passende oplossing. Vanaf februari 2021 is E-facturatie voor alle nieuwe contracten verplicht.

Team E-facturatie adviseert en helpt

Ons team E-facturatie adviseert welke manier voor uw organisatie het beste is en helpt u uw facturen elektronisch te versturen aan de gemeente Rotterdam. E-mail ons via Efacturatie@rotterdam.nl en wij nemen contact met u op.

Vereiste gegevens op facturen

Voor een goede verwerking van uw (E-)facturen zijn in elk geval de volgende gegevens vereist:

  • De wettelijke factuurvereisten.
  • De juiste IBAN en BIC combinatie van uw organisatie.
  • Het door de gemeente Rotterdam verstrekte inkoopordernummer. U kunt dit inkoopordernummer vinden op de inkooporderbevestiging die u van de gemeente Rotterdam heeft ontvangen.

Ervaringen van leveranciers

Elektronisch factureren: leveranciers die elektronisch facturen sturen, ontvangen sneller hun betalingen. Adviesbureau J&C is leverancier van de gemeente Rotterdam en stuurt sinds mei 2021 de facturen elektronisch. Tom De Weerdt van J&C vertelt over zijn ervaring met E-facturatie.

Is de overstap naar E-factureren soepel verlopen?

Meteen na aanmelding kregen we een vast contactpersoon, met een direct nummer en mailadres, erg fijn is dat! Maar het verliep niet geheel vlekkeloos. Tijdens de aansluiting trad een technisch probleem op wat te maken had met e-mailinstellingen. Dat moesten we oplossen via de e-mailinstellingen bij onze provider Het ging in ieder geval dieper dan de kennis die we nodig hebben in onze dagelijkse werkzaamheden als adviesbureau/opleidingsinstituut.

Samenwerking A-team

We waren positief verrast over de betrokkenheid en hulpvaardigheid van onze directe contactpersoon bij het Aansluitteam E-facturatie. Hij gaf ons informatie en was goed bereikbaar om te testen of het probleem verholpen was. Daarna heeft hij nog een tijdje onze facturen gevolgd en ons daar terugkoppeling over gegeven. Ik vermoed dat hij al wist dat alles goed liep, en dat hij ons die terugkoppeling enkel gaf voor onze peace of mind. Dat hebben we als heel prettig ervaren, complimenten!

Raden jullie E-facturatie aan?

Zeker! We hebben even wat tijd moeten besteden aan het inregelen. Met als resultaat een eenvoudiger en sneller proces. Zowel voor ons als voor de gemeente Rotterdam. Er mag dan wel een hobbel in onze implementatie hebben gezeten, het resultaat is wel een efficiënt proces en vlotte betaling van facturen.

Elektronisch factureren: leveranciers die elektronisch facturen sturen, ontvangen sneller hun betalingen. Kraaijeveld's Aannemingsbedrijf B.V. is leverancier van de gemeente Rotterdam en stuurt sinds april 2021 de facturen elektronisch. Teunis Kraaijeveld deelt graag zijn ervaring met E-facturatie.

Succesvol E-factureren

De gemeente vroeg ons om te starten met E-facturatie. We waren daar niet mee bekend. De eerste indruk is dan al snel dat er te veel te vinden is, en zonder hulp kun je lang zoeken voor de correcte informatie duidelijk wordt. Gelukkig zijn wij goed geholpen door de contactpersoon van gemeente Rotterdam. De te benaderen partijen waren al in kaart gebracht en ons zoekwerk was al gedaan.

Ons boekhoudsysteem was ook geschikt voor E-facturatie wat de zaken nog verder bevordert. Wij hebben het nu zo ingesteld, dat ons boekhoudsysteem automatisch een e-mail genereert en de correcte bestanden toevoegt. Deze e-mail wordt, na een kleine controle, meteen doorgestuurd naar het e-mailadres van gemeente Rotterdam.

Samenwerking A-team

Wij zijn tevreden over deze stap en de samenwerking met het Aansluitteam. In 2021 hebben we bijna 500 facturen papierloos, automatisch verstuurd. Dit scheelt gewoon tijd en energie, om nog niet te spreken van archiefruimte. Als een factuur niet correct wordt bevonden, ontvangen we een automatische melding via de e-mail. Daarin staat beknopt de reden voor de afkeuring. Als de informatie niet compleet is, staat het team altijd klaar om opheldering te geven.

Raden jullie E-facturatie aan?

Ja, wij raden E-facturatie zeker aan! Eenmaal ingericht wordt alles automatisch gegenereerd, wat fouten en problemen voorkomt. Facturen staan digitaal opgeslagen en zijn dus altijd benaderbaar. Nu werken wij met een ERP boekhoudsysteem, wat standaard al is ingericht met de automatische e-mailmogelijkheden. Als dit niet het geval is, zijn er ook andere opties. Deze opties hebben wij nog niet bekeken, maar als het begeleid wordt door het A-team, komt het altijd goed!

Meer informatie

Meer weten over e-facturatie voor particulieren en zakelijke klanten? Bekijk dan de pagina Digitale facturen aanvragen bij de gemeente Rotterdam.