Verzoek tot inzage in of wijziging in het gebruik van persoonsgegevens
Gepubliceerd op: 10-04-2018
Geprint op: 19-12-2018
https://www.rotterdam.nl/loket/aanvraag-avg/
Spring naar het artikel

De (Europese) verordening AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zorgt dat privacyrechten van burgers versterkt en uitgebreid worden.

De gemeente Rotterdam geeft burgers inzagerecht op hun persoonsgegevens.
Wilt u weten welke persoonsgegevens de gemeente Rotterdam van u heeft vastgelegd? Of wilt u één van de andere privacyrechten uitoefenen? Dien dan een verzoek in bij de gemeente. Dit kan op twee manieren:

1. Verzoek online indienen

Het 'Verzoek tot inzage of wijziging in het gebruik van persoonsgegevens' dient u in via de oranje knop op deze pagina. U heeft hiervoor uw DigiD nodig.

Let op: Met het online formulier kunt u geen bijlagen meesturen.

2. Verzoek per post indienen

Wilt u per post uw 'verzoek inzage of wijziging in het gebruik persoonsgegevens' indienen? Dan kunt het pdf formulier op deze pagina downloaden, uitprinten, invullen, ondertekenen en opsturen.

U stuurt het volledig ingevulde formulier op naar: 

Gemeente Rotterdam
Bestuurs- en concernondersteuning
Postbus 1130
3000 BC Rotterdam

Let op: voor een verzoek per post moeten wij uw identiteit kunnen vaststellen. Hiervoor maken wij een afspraak met u. Als wij uw identiteit niet kunnen vaststellen, kan uw verzoek helaas niet in behandeling genomen worden.

Het indienen van een 'verzoek tot inzage in of wijziging gebruik van persoonsgegevens' is gratis.

Uw verzoek moet om persoonsgegevens gaan waar de gemeente over beschikt. U hoeft niet uit te leggen waarom u deze informatie vraagt. Wel kan dit de gemeente helpen om u beter van dienst te zijn.

U geeft in uw verzoek het volgende aan:  

  • over welk onderwerp u uw persoonsgegevens wilt ontvangen of welke stukken u precies opvraagt. De informatie moet (in documenten) zijn vastgelegd
  • een onderbouwing van uw verzoek
  • over welke periode de verwerking van uw persoonsgegevens heeft plaatsgevonden

Binnen een maand na ontvangst van het verzoek ontvangt de aanvrager informatie over het gevolg dat aan het verzoek wordt gegeven.

Autoriteit persoonsgegevens

Soms lukt het de gemeente niet op tijd op uw verzoek te reageren. Is dat het geval, dan laat de gemeente u binnen een maand weten waarom dat niet lukt. U kunt dan bezwaar maken bij de gemeente, of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Iedereen kan een 'verzoek tot inzage in of wijziging van het gebruik van persoonsgegevens' indienen.

Bezwaar indienen

Een verzoek kan leiden tot een besluit. Als u het niet eens bent met dit besluit, dan kunt u bezwaar indienen bij de gemeente. In het besluit dat u krijgt toegestuurd, staat hoe u een bezwaarschrift kunt indienen.

Heeft u nog vragen, neem dan contact op met de gemeente Rotterdam.

Kijk voor meer informatie ook op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Met ’persoonsgegevens’ bedoelt de gemeente alle informatie die direct over u als persoon gaat of die direct naar u als persoon te herleiden is. Dit kan uw naam of uw adres zijn.

Persoonsgegevens kunnen ook andere gegevens zijn die iets over u zeggen, bijvoorbeeld:

  • gezondheidsgegevens
  • een IBAN (bankrekeningnummer) 
  • een IP-adres: het unieke ‘adres’ van uw computer

De gemeente Rotterdam werkt veel met persoonsgegevens. De gemeente heeft die nodig voor de dienstverlening aan de Rotterdammers.

De gemeente mag uw gegevens niet zomaar gebruiken. Het gebruik is alleen toegestaan als hiervoor een specifieke reden is. Zo’n reden wordt in de AVG ‘grondslag’ genoemd. Zo’n grondslag kan zijn dat de gemeente een bepaalde wet moet uitvoeren en daarvoor gegevens van u moet gebruiken.

Het gebruik van persoonsgegevens is ook mogelijk voor een doel waarvoor u de gemeente toestemming heeft verleend, bijvoorbeeld voor hulp of zorg die voortvloeit uit de Wet op de maatschappelijke ondersteuning (Wmo).

Welke reden de gemeente ook nodig heeft om te werken met persoonsgegevens: in alle gevallen is de gemeente verplicht om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. De gemeente moet deze gegevens dus goed beveiligen en de gemeente mag ze niet zomaar delen met anderen.

De gemeente Rotterdam werkt veel met persoonsgegevens van bewoners, ondernemers en partners. De gemeente gebruikt deze gegevens vooral omdat de gemeente ze nodig heeft om haar taken goed te kunnen uitvoeren.

U mag erop vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat en deze gegevens goed beveiligd.

Welke persoonsgegevens de gemeente van u mag verwerken, hangt af van de reden waarvoor de gegevens nodig zijn. Om u een paspoort te geven, zijn andere gegevens nodig dan voor de vergunning voor plaatsing van een dakkapel. Voor de AVG zijn paspoortverstrekking en verlening van goedkeuring voor een dakkapel twee ‘processen’.
 

Register van verwerkingen

Er spelen vele processen in het werk van de gemeente. De gemeente heeft een ‘register van verwerkingen’ opgesteld. Daarin staat welke gegevens de gemeente voor welk proces verwerkt en wat daarvoor de grondslag is. Binnenkort kunt u via Rotterdam.nl het register inzien.

Soms schakelt de gemeente een externe organisatie of een bedrijf in om voor de gemeente persoonsgegevens te verwerken. Zo kan de gemeente voor een bepaald proces bijvoorbeeld gebruikmaken van de software van een bedrijf.

Het kan ook zijn dat de gemeente een organisatie inschakelt om bewoners bepaalde hulp te leveren. De hulpverlening is een proces waarvoor een aantal persoonsgegevens nodig is. Zo kan een organisatie de gevraagde hulp uiteraard alleen verlenen als de gemeente de naam en adres van de betreffende Rotterdammer doorgeeft.

Met wie of welke organisatie de gemeente gegevens uitwisselt, verschilt dus per proces. In het ‘register van verwerkingen’ is per proces aangeven of, en zo ja, met welke partij de gemeente gegevens uitwisselt. U kunt in het register zoeken op zowel het proces als op het type persoonsgegeven. Binnenkort kunt u via Rotterdam.nl het register inzien.

U heeft een aantal rechten. U heeft bijvoorbeeld recht op:

  • inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 AVG)
  • herstel (rectificatie) en aanvulling (artikel 16 AVG)
  • beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)
  • een menselijke blik bij geautomatiseerde besluitvorming en profilering (artikel 22 AVG)
  • het maken van bezwaar tegen een gegevensverwerking (artikel 21 AVG)
  • dataportabiliteit (het op uw verzoek doorgeven van persoonsgegevens) (artikel 20 AVG)
  • vergetelheid (uw gegevens te laten wissen) (artikel 17 AVG)

De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van haar bewoners. De gemeente werkt hierbij vanuit vijf kernwaarden:

  • samenwerking
  • verantwoordelijkheid
  • vertrouwen
  • resultaatgerichtheid
  • openheid

Hieronder leest u bij elke kernwaarde een toelichting.

Samenwerken

Vanuit de kernwaarde ‘samenwerking’ oog hebben voor privacybescherming, betekent dat de gemeente burgers direct en in begrijpelijke taal duidelijk maakt voor welke rechtmatige en gerechtvaardigde doelen de gemeente hun persoonsgegevens vastlegt en zo nodig met anderen uitwisselt.

Verantwoordelijkheid

De gemeente neemt verantwoordelijkheid om de privacy te waarborgen van burgers en andere partijen die met de gemeente te maken hebben. Dit betekent dat de gemeente de privacy serieus neemt én dat laat zien. Dat laatste kan door zorgvuldig om te gaan met ieders persoonsgegevens en anderen zo nodig erop aan te spreken als zij de vereiste zorgvuldigheid niet in acht nemen. Privacy serieus nemen betekent ook dat de gemeente altijd goed bereikbaar en aanspreekbaar is als een burger een beroep doet op zijn of haar privacyrechten. Verder meldt de gemeente actief datalekken als er toch iets is misgegaan.

Vertrouwen

Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens bij de gemeente in veilige handen zijn. Vertrouwelijkheid en integriteit zijn hierbij kernbegrippen. Dit betekent dat de gemeente passende organisatorische en technische maatregelen neemt om de privacy te waarborgen. Zo’n maatregel is bijvoorbeeld de beveiliging van privacygegevens. De gemeente kan ook een bedrijf of organisatie vragen dit te doen.

Resultaatgerichtheid

Resultaatgerichtheid bij privacybescherming betekent dat de gemeente zich inzet om elke individuele medewerker te doordringen van het belang van privacy en privacybescherming. Het gaat om het bewustzijn bij medewerkers dat borging van de privacy net zo nodig is als het werken aan kwaliteit en resultaten van de gemeentelijke dienstverlening. Dat kan bijvoorbeeld door op tijd te reageren op verzoeken van burgers en door proactief te handelen als een situatie daarom vraagt.

Openheid

Openheid bij de privacybescherming staat voor transparantie. Transparantie houdt in dat de gemeente de burgers op passende manieren informeert over de persoonsgegevens. De gemeente gebruikt alle beschikbare kanalen om burgers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens en over de mogelijkheid om alle rechten uit te oefenen die privacyregelgeving aan hen biedt.

Deze vijf kernwaarden zijn het uitgangspunt voor de Privacyverordening Rotterdam 2018 en het gemeentelijk privacybeleid. In dit beleid legt de gemeente uit hoe zij omgaat met de persoonsgegevens en privacy van Rotterdammers en wat de gemeente wel en niet verantwoord vindt. Het beleid geldt voor alle handelingen binnen de gemeente die onder de AVG vallen.