Ga naar de hoofdinhoud

Leestijd: 14 min

Privacyverklaring gemeente Rotterdam

In deze privacyverklaring leest u hoe de gemeente Rotterdam persoons- en politiegegevens verwerkt. Er staat ook hoe en waarom de gemeente dat doet. Ook leest u wat uw privacyrechten zijn en wat u kunt doen om deze rechten te beschermen.

De bescherming van persoons- en politiegegevens is geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Wet politiegegevens (Wpg). Op de verwerking van uw gegevens is één van deze wetten van toepassing. De AVG en Wpg sluiten elkaar uit.

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn en onze taken uit te voeren, heeft de gemeente Rotterdam gegevens nodig. In deze privacyverklaring leest u hoe de gemeente omgaat met persoonlijke gegevens. Gedetailleerde informatie staat in het Verwerkingsregister gemeente Rotterdam

Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Op de verwerking van alle persoons- en politiegegevens van burgers, bezoekers, ondernemers en andere belanghebbenden door de gemeente Rotterdam. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect leiden naar een persoon. Voorbeelden zijn: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortejaar, geboorteplaats, geslacht of nationaliteit. Een omschrijving over u of uw situatie kan ook een persoonsgegeven zijn. 

Wie is verantwoordelijk voor uw persoons- en politiegegevens?

De gemeente Rotterdam is verantwoordelijk voor het verwerken van persoons- en politiegegevens. Binnen de gemeente Rotterdam zijn drie verschillende bestuurlijk verantwoordelijken: de burgemeester, de gemeenteraad, en het college van burgemeester en wethouders. 

Waarvoor verwerkt de gemeente uw persoonsgegevens?

Dat doet de gemeente om verschillende redenen. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een paspoort of een parkeergunning. De gemeente heeft veel verschillende wettelijke taken en verplichtingen. Wilt u meer weten waarvoor de gemeente persoonsgegevens verwerkt? Kijk op Verwerkingsregister gemeente Rotterdam 

Daarnaast verwerkt gemeente Rotterdam persoonsgegevens bij het opsporen van strafbare feiten. Deze persoonsgegevens noemen we politiegegevens. De verwerking daarvan valt onder Wpg. De buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) helpen de politie bij het opsporen van strafbare feiten.

De wettelijke taken en verplichtingen worden binnen de gemeente uitgevoerd door meerdere afdelingen of directies. Deze zijn:

Op welke basis mag de gemeente Rotterdam persoonsgegevens verwerken?

De gemeente Rotterdam mag uw persoonsgegevens niet zomaar verzamelen en gebruiken. Dat mag alleen op basis van een zogeheten grondslag. In de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn de grondslagen vastgelegd en die zijn:

  1. Om te voldoen aan een wettelijke plicht die de gemeente Rotterdam uitvoert. Denk aan het uitvoeren van Woo-verzoeken (Wet open overheid) of het betalen van uitkeringen.
  2. Om een taak van algemeen belang te vervullen of het openbaar gezag van de gemeente uit te oefenen. Bijvoorbeeld het bestrijden van allerlei vormen van overlast, zoals voetbalgerelateerd geweld, heling, of woningoverlast. 
  3. Het uitvoeren of tot stand laten komen van een overeenkomst tussen u en de gemeente Rotterdam. Zo kunt u bijvoorbeeld een pand huren van de gemeente of andersom. Voor het afsluiten van de huurovereenkomst, heeft de gemeente onder meer uw contactgegevens nodig.
  4. Om uw vitale belang te behartigen; stel dat u een hartaanval krijgt terwijl u bij de balie in het stadhuis staat. Wij mogen dan uw persoonsgegevens gebruiken om uw leven te redden.
  5. Om de gerechtvaardigde belangen van de gemeente Rotterdam te behartigen. Denk aan het goed beveiligen en beschermen van computersystemen, zodat wij uw persoonsgegevens goed beveiligd kunnen houden.
  6. Uw toestemming; Rotterdamse ondernemers kunnen zich bijvoorbeeld aanmelden om advies te krijgen van de gemeente. Hiervoor geven zij toestemming om hun gegevens te laten verwerken door ons. De door u gegeven toestemming kunt u altijd intrekken. Wilt u bijvoorbeeld uw toestemming intrekken voor het ontvangen van nieuwsbrieven? Dat kan via de afmeldknop onderaan elke nieuwsbrief die u van ons ontvangt.
  7. Wetenschappelijk en/of statistisch onderzoek. Om de dienstverlening of beleid van de gemeente Rotterdam te verbeteren, kunnen wij u vragen uw ervaringen met ons te delen. Wij verzamelen uw persoonsgegevens alleen voor het onderzoek waaraan u meedoet. De persoonsgegevens die wij ontvangen worden zo snel mogelijk geanonimiseerd en zijn niet terug te herleiden naar één persoon. De uitkomsten van de onderzoeken zijn altijd anoniem. U bent niet verplicht mee te doen aan het onderzoek en kunt altijd weigeren mee te werken. Het Wijkprofiel Rotterdam is een voorbeeld van zo’n onderzoek. Om de twee jaar peilt de gemeente Rotterdam het beeld van bewoners over de veiligheid, de sociale en fysieke staat van de wijken waarin zij wonen.

De grondslagen op grond van de Wpg wijken af van die van de AVG. Voor de gemeente Rotterdam gelden de volgende grondslagen voor de Wpg en aanvullend daarop het Besluit politiegegevens boa (Bpg boa):

  1. Uitvoering van de dagelijkse politietaak (artikel 8 Wpg). Bijvoorbeeld de leerplichtambtenaar of de handhaver die politiegegevens verwerkt voor de dagelijkse politietaak. 
  2. Onderzoek in verband met de handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval (artikel 9 Wpg). Bijvoorbeeld de onderzoeken die de sociaal rechercheurs doen. Dit zijn gerichte onderzoeken, waarbij de sociaal rechercheurs bijzondere opsporingsbevoegdheden kunnen inzetten.
  3. Ondersteunende taken (artikel 13 Wpg). Het gaat hierbij om een verdere verwerking van politiegegevens met een ander doel. Deze politiegegevens komen voort uit artikel 8- of 9-verwerking.

Delen van uw persoonsgegevens met derde partijen

De gemeente Rotterdam maakt in sommige gevallen gebruik van derde partijen voor het verwerken van uw persoonsgegevens, zogeheten ‘verwerkers’. Daarnaast mag de gemeente uw persoonsgegevens geven aan partners van de gemeente Rotterdam. Bijvoorbeeld aan overheidsinstanties die een wettelijke taak hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals het UWV, de Belastingdienst het Openbaar Ministerie en de politie.
In alle gevallen waarin de gemeente derden toegang geeft tot uw persoonsgegevens, gebeurt dit volgens de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen. Het afsluiten van een verwerkersovereenkomst is zo’n contractuele maatregel. De derde partijen verwerken uw persoonsgegevens alleen volgens de toepasselijke wetgeving.
Als de gemeente uw persoonsgegevens overdraagt aan een derde partij in een land dat geen passend beschermingsniveau biedt, neemt de gemeente maatregelen om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Zoals het aangaan van EU-modelbepalingen met deze derden. 

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Soms is het nodig om profielen van mensen te gebruiken, bijvoorbeeld om de juiste zorg te bieden. De gemeente Rotterdam is hierover zo open mogelijk.  Besluiten op basis van profielen en die rechtsgevolgen hebben voor Rotterdammers, neemt de gemeente niet volledig geautomatiseerd.
De gemeente maakt in specifieke gevallen wel gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Maar daarbij is geen sprake is van profilering. Het gaat om situaties waarbij de geautomatiseerde besluitvorming nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het vervullen van een taak van algemeen belang. Denk aan het opleggen van een boete, nadat wij door kentekenherkenning weten dat auto’s die dat niet mogen, de milieuzone zijn ingereden.

Hoe garanderen wij dat we veilig met uw persoonsgegevens omgaan?

De gemeente Rotterdam doet er alles aan om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen. We nemen technische, fysieke en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang of bewerking. Bijvoorbeeld door het opslaan van gegevens in beveiligde omgevingen, het beperken van toegang tot gegevens tot bepaalde medewerkers (autorisatiebeleid) of training van medewerkers. De gemeente houdt zich aan de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

De gemeente gaat zorgvuldig met uw persoons- en politiegegevens om. Toch kan er een datalek ontstaan. Dat gebeurt als gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of door een fout verloren raken. Denkt u dat er sprake is van een datalek? Meld dit dan zo snel mogelijk. Stuur een e-mail naar datalekmeldenBCO@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verwerking. 

De informatie kan door de tijd heen verschillende waarden hebben. Denk aan het belang voor de bedrijfsvoering, het juridisch belang, of cultuur-historische waarde van informatie.

Alle informatie, data of documenten die de gemeente vastlegt, bewaart de gemeente volgens een wettelijk vastgestelde bewaartermijn. Bewaartermijnen zijn verplicht volgens de Archiefwet 1995. Ze zijn vastgelegd in zogenaamde selectielijsten. De selectielijst van de VNG (Vereniging voor Nederlandse Gemeenten) is de basis voor het vaststellen van de bewaartermijnen.

Afhankelijk van het werkproces bestaan verschillende bewaartermijnen. Zo moet een omgevingsvergunning voor bouwen voor altijd bewaard blijven. Beelden van videocameratoezicht moeten we na vier weken vernietigen.

Wat zijn uw privacyrechten?

U heeft rechten op grond van de AVG als de gemeente uw persoonsgegevens gebruikt. Wilt u uw persoonsgegevens inzien? Dan geven wij u een overzicht van de door ons verwerkte persoonsgegevens. Onder bepaalde voorwaarden kunt u de gemeente vragen uw persoonsgegevens te corrigeren (rectificeren), te verwijderen of het gebruik te beperken. U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens en u heeft het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een derde (dataportabiliteit). 
Ook de Wpg kent een aantal rechten. Deze rechten wijken af van de AVG. U hebt op grond van de Wpg recht op inzage en recht op rectificatie, aanvulling en vernietiging.

Wilt u gebruik maken van uw privacyrechten? Dien dan een aanvraag in via de website van de gemeente: Aanvraag AVG (privacy) verzoek inzage persoonsgegevens. Als u gebruik maakt van uw privacyrechten, kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om uw identiteit te kunnen controleren.

Interne toezichthouder - Functionaris gegevensbescherming

De gemeente Rotterdam heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) benoemd. De FG is de onafhankelijke, interne toezichthouder op de naleving van de AVG en de Wpg. De FG controleert of de gemeente zich houdt aan de AVG en de Wpg.

Hoe kunt u een vraag of klacht indienen?

Heeft u een vraag of klacht over het verwerken van persoons- en/of politiegegevens door de gemeente Rotterdam? Kijk of u die via één van de volgende kanalen kunt indienen:

Is uw vraag of klacht niet (voldoende) beantwoord via bovengenoemde kanalen of komt u er niet uit? Neem dan contact op met de FG via het e-mailadres fg@rotterdam.nl. Link opent een externe pagina.

U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u ontevreden bent over het gebruik van uw persoons- en/of politiegegevens door de gemeente Rotterdam. Bijvoorbeeld als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet zorgvuldig gebruiken, of omdat uw verzoek tot inzage of correctie niet op tijd is beantwoord. 
Meer informatie vindt u op Klacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Link opent een externe pagina.

Verwerken van persoonsgegevens bij uw bezoek aan de website Rotterdam.nl

Bij het bezoek aan de website van de gemeente Rotterdam (Rotterdam.nl), verzamelt de gemeente persoonsgegevens door het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die informatie over uw bezoek aan Rotterdam.nl opslaan en ophalen.
De gemeente Rotterdam gebruikt deze cookies om:

  1. de website goed te laten werken. Bijvoorbeeld om uw voorkeuren te onthouden of om te onthouden of u een enquête al heeft ingevuld.
  2. statistieken over het gebruik van de website te verzamelen. Denk aan bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. De gemeente gebruikt deze informatie om de website beter af te stemmen op de behoeften van de bezoekers.

De gemeente heeft meer websites dan Rotterdam.nl. Deze andere gemeentelijke websites kunnen ook andere cookies hebben dan Rotterdam.nl. Elke website heeft een eigen cookie-pagina. Op de cookiepagina van Rotterdam.nl kunt u ervoor kiezen om de cookies in of uit te schakelen.

Op Rotterdam.nl kunnen links naar websites of diensten van andere organisaties staan. De gemeente Rotterdam is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door anderen.

Deze privacyverklaring is van toepassing sinds 17 mei 2018. De laatste veranderingen aan deze privacyverklaring zijn gemaakt op 22 december 2022.