Buitenlandse documenten registreren
Gepubliceerd op: 16-01-2017
Geprint op: 23-02-2019
https://www.rotterdam.nl/loket/buitenlandse-documenten-registreren/
Spring naar het artikel

Er kunnen voor u in het buitenland documenten zijn opgemaakt die in Nederland geregistreerd moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld bij een geboorte, huwelijk, overlijden, echtscheiding, erkenning of adoptie.

Maak via de knop online een afspraak om langs te komen of telefonisch via 14 010.

U bent verplicht deze documenten te laten registreren in de Basisregistratie personen (BRP). Deze buitenlandse documenten worden ook wel brondocumenten genoemd. Een afspraak is voor 1 persoon.

Een overzicht van de landen die lid zijn van de Europese Unie vindt u onder het kopje meer informatie.

Tonen buitenlandse brondocumenten binnen Europa;
Landen die lid zijn van de Europese Unie: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk en Zweden.

Tonen buitenlandse brondocumenten buiten Europa;
Alle niet Europese landen.

Het registreren van buitenlandse brondocumenten is gratis. 

Let op! De gemeente Rotterdam kan u een bestuurlijke boete opleggen als u bewust bijdraagt aan onjuiste informatie in de Basisregistratie Personen (BRP). Deze boete is een prikkel om ervoor te zorgen dat iedereen zich correct inschrijft en op tijd de juiste informatie doorgeeft.

Meer informatie vindt u op de pagina bestuurlijke boete BRP.

  • Een geldig identiteitsbewijs, zoals een paspoort, (Nederlandse) identiteitskaart, Nederlands rijbewijs, verblijfsvergunning, W-document.
  • Een origineel buitenlands document. U moet uw (buitenlands) paspoort meenemen, ook mogelijke andere buitenlandse documenten.
    Controleer goed of uw documenten een legalisatie of apostille nodig hebben. Op de website van de Rijksoverheid vindt u meer informatie over de legalisatie-eisen en de kosten hiervan. U kunt ook het landelijk informatienummer 1400 bellen.

EU-document
Documenten die zijn afgegeven binnen de Europese Unie (EU) kunnen vanaf 16 februari 2019 zonder legalisatie in Nederland worden getoond. Wel kunnen we u vragen om een meertalig modelformulier (vertaalhulp) op te vragen bij de autoriteit die uw buitenlandse document heeft afgegeven. Dit is niet in alle gevallen nodig en hangt af van het type document en de taal waarin het document is opgesteld. Het is nog steeds toegestaan om een document te legaliseren.

Legalisatie (documenten afgegeven buiten de Europese Unie)
De Nederlandse ambassade in het land waar het rechtsfeit heeft plaatsgevonden legaliseert het buitenlandse document. Legalisatie bewijst dat een document is afgegeven door een bevoegde instantie en dat de handtekening op het document afkomstig is van de ondertekenaar.

Let op: Legalisatie door de Nederlandse ambassade bewijst niet dat de inhoud van het document juist is. Een in het buitenland gelegaliseerd document is dan ook niet automatisch rechtsgeldig in Nederland. De inhoud en de rechtsgeldigheid ervan wordt beoordeeld door de gemeente. Bij twijfel over de inhoud van het document kan een nader onderzoek volgen.

Als documenten door de afgevende instantie in het Nederlands of in het Engels zijn opgesteld, kunnen deze worden geaccepteerd. Voor alle andere talen geldt dat u mogelijk de inhoud van het document moet laten vertalen. Dat kan in Nederland door een beëdigd vertaler. Zijn de documenten in het buitenland al voorzien van een vertaling in het Nederlands of Engels? Dan geldt dat u het document zelf én de vertaling moet laten legaliseren.

Apostillestempel
Met een apostillestempel verkort u de legalisatie van uw document. Als u een apostille krijgt, hoeft u het document niet meer te laten legaliseren door de ambassade of het consulaat van het land waar u het gaat gebruiken. Dit geldt alleen voor landen die het apostilleverdrag hebben ondertekend.

Voor Nederlandse documenten geven griffiers van de arrondissementsrechtbanken de apostillestempel af. In andere landen doen de ministers van Justitie of Buitenlandse Zaken dit vaak.

Registratie buitenlands huwelijk
Voor de registratie van uw  buitenlandse huwelijksakte kan een van beide partners langskomen. Aan de balie wordt bekeken of er een formulier 'eigen verklaring' moet worden ingevuld. Dit is een verklaring voor de wet schijnhuwelijken. De verklaring wordt aan de balie afgegeven.

Hoe lang de registratie duurt, verschilt van geval tot geval. Meestal duurt het 3 weken. Als er nader onderzoek nodig is, dan kan het langer duren.

Iedereen die in de BRP van Rotterdam staat ingeschreven en voor wie buitenlandse documenten (brondocumenten) zijn opgemaakt. Het document moet zijn opgemaakt volgens de plaatselijke voorschriften en door een bevoegde instantie.

Een buitenlands huwelijk wordt alleen erkend wanneer beide echtgenoten op het moment van erkenning ouder dan 18 jaar zijn.

Heeft u de Nederlandse nationaliteit? Dan kunt u de buitenlandse akte van geboorte, huwelijk of overlijden na de registratie in de BRP ook laten inschrijven in de registers van de burgerlijke stand bij de gemeente Den Haag, afdeling Landelijke Taken, telefoonnummer 14 070.

Heeft u nog vragen, neem dan contact op.