Inkoop en aanbesteding
Gepubliceerd op: 15-12-2016
Geprint op: 05-12-2022
https://www.rotterdam.nl/werken-leren/inkoop-en-aanbesteding/
Ga naar de hoofdinhoud

Rotterdam wil het beste voor haar bewoners. Daarom werken we aan een stad waar het goed wonen, werken, ondernemen en vertoeven is. En zijn we steeds op zoek naar de beste diensten en producten en daarmee naar de beste ondernemers.

Van het leveren van pennen tot straatklinkers. Van het realiseren van groene daken tot bruggen. Of van het inhuren van uitzendkrachten tot architecten. De diensten en producten die we zoeken, zijn zo divers als u kunt verwachten van een wereldstad.

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit in werking getreden.
Het belangrijkste wettelijk kader bij aanbestedingen bestaat momenteel uit:

Bron: Pianoo

Daarnaast heeft de gemeente te maken met de volgende bepalingen:

  • de Nieuwe Regeling 2011 inclusief addendum 2021 aanvullingen en afwijkingen op de Nieuw Regeling 2011, de  standaardregeling (en de toelichting daarop) voor het afsluiten van overeenkomsten tussen Adviseurs en opdrachtgevers. Deze is van toepassing op:
    • opdrachten aan ingenieurs-, architecten- en adviesbureaus
    • voor de uitbesteding van engineering, toezicht en technisch onderzoek
    • voor het inhuren van personeel voor engineering.
  • de modelvoorwaarden van de VNG en de toelichting daarop
  • voor de uitvoering van werken hanteert de gemeente de Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (UAV 2012). De UAV 2012 bestaat uit een pakket van regels voor aannemingsovereenkomsten in de bouw. Het zijn voorwaarden die na overleg tussen organisaties van bouwbedrijven en rijksoverheid tot stand zijn gekomen. De voorwaarden zijn in de loop der tijd uitgegroeid tot een standaardregeling in de bouwwereld. Op de website van de Rijksoverheid kunt de UAV 2012 downloaden. Via sdu.nl kunt u een gedrukt exemplaar bestellen.

Hoofdstuk 2: Algemene bepalingen omtrent de opdracht

  1. Indien de Adviseur tegenstrijdigheden in de Opdracht constateert dan dient de Adviseur Opdrachtgever hiervan onverwijld schriftelijk in kennis te stellen. In geval van tegenstrijdigheden wordt de rangorde bepaald met inachtneming van het bepaalde in de bij de Opdracht behorende stukken.
  2. Artikel 4 DNR 2011 is niet van toepassing. De Opdracht is hierbij vastgelegd.

Hoofdstuk 3: Bijzondere bepalingen omtrent de opdracht

  1. In afwijking van het bepaalde in artikel 5 DNR 2011 mag de Adviseur uitsluitend werkzaamheden door derden laten uitvoeren, als Opdrachtgever daarmee schriftelijk heeft ingestemd.
  2. In afwijking van artikel 6 lid 1 DNR 2011 mag Opdrachtgever altijd derden-adviseurs aanstellen.
  3. De Gemeente wijst de Adviseur aan als verantwoordelijke voor de afstemming en besturing als bedoeld in artikel 6 lid 3 DNR 2011.
  4. Artikel 7 leden 1 en 2 van de DNR 2011 zijn niet van toepassing. De Adviseur treedt slechts op als gemachtigde van Opdrachtgever indien en voor zover de opdrachtgever de adviseur daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aangewezen. Indien en voor zover de Adviseur daarmee in strijd handelt, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn rekening en risico, behoudens voor zover Opdrachtgever deze handelswijze schriftelijk heeft bekrachtigd.
  5. In afwijking van het bepaalde in artikel 8 DNR 2011 geldt dat de Opdracht en de daarbij behorende bijlagen bij de beoordeling van de esthetische waarde zullen worden betrokken. Indien noodzakelijk, zal de Adviseur zich zonder extra kosten inspannen voor een positief welstandsadvies.

Hoofdstuk 4: Aanpassingen en wijzigingen

  1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 9 DNR 2011 geldt dat de Adviseur behoudens door Opdrachtgever opgedragen wijzigingen niet mag afwijken van de eerder door Opdrachtgever goedgekeurde uitgangspunten. Van elk verzoek van Opdrachtgever tot wijziging, respectievelijk voorstel van de Adviseur voor wijzigingen, zal de Adviseur Opdrachtgever tijdig inlichten over de gevolgen, alvorens de wijzigingen door te voeren. De gevolgen zijn te specificeren naar kwalitatieve gevolgen, planning en kosten, waarmee bij het aangaan van de Opdracht geen rekening is gehouden. Uitvoering van een wijziging kan slechts plaatsvinden nadat Opdrachtgever dit schriftelijk heeft goedgekeurd. 
  2. Een aanpassing van het honorarium van de Adviseur en/of de advieskosten is niet aan de orde als de in artikel 9 lid 2 DNR 2011 genoemde wijzigingen in wet- en/of regelgeving op het moment van het sluiten van de Opdracht redelijkerwijs voorzienbaar waren of behoorden te zijn voor de Adviseur. De Adviseur heeft uitsluitend aanspraak op een hoger honorarium en/of een aanvullende vergoeding van advieskosten, als dat schriftelijk is bevestigd door Opdrachtgever.

Hoofdstuk 5: Algemene verplichtingen van partijen

  1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 11 lid 1 DNR 2011 zal publiciteit over het advies steeds in overleg met Opdrachtgever gebeuren.
  2. In aanvulling op het bepaalde in artikel 11 lid 3 DNR 2011 zal de Adviseur uiterlijk ten tijde van het sluiten van de Opdracht een afschrift van zijn verzekeringspolis ter beschikking stellen. De Adviseur zal zich tenminste verzekeren voor het aansprakelijkheidsbedrag in de Opdracht staat. Als de Opdracht ter zake niets bepaalt, zal de Adviseur een verzekering sluiten die, gelet op de opdrachtwaarde, risico’s en belangen van Opdrachtgever tenminste als gebruikelijk en adequaat kan worden beschouwd.
  3. De Adviseur is bij beëindiging van de Opdracht het bepaalde in artikel 11 lid 9 DNR 2011 in aanvulling op voornoemde bepaling gehouden om bij de aan te leveren documenten c.q. tekeningen zowel een bijgewerkte tekeningenlijst c.q. documentenlijst aan de Opdrachtgever te verstrekken. De documenten c.q. tekeningen dienen zowel in hard copy als digitaal (althans in een gebruikelijke uitwisselingsformat) te worden aangeleverd.
  4. In aanvulling op het bepaalde in artikel 11 lid 9 DNR 2011 is de Adviseur tevens verplicht om gegevens die noodzakelijk zijn voor een ongestoorde en vloeiende uitvoering van opdrachten en/of deelopdrachten door derden, volgens overeengekomen of nog in nader overleg overeen te komen planningen te leveren.
  5. Artikel 12 lid 2 tweede zin DNR 2011 is niet van toepassing. De Adviseur zal voor de aanvang van een Opdracht controleren over zij alle noodzakelijke informatie beschikt en of deze informatie juist en deugdelijk is, voor zover het de expertise van de Adviseur betreft. Indien na aanvang van de werkzaamheden onjuistheden, onduidelijkheden of tegenstrijdigheden worden gevonden in de informatie Opdracht, worden de aanpassingen die als gevolg daarvan nodig of gewenst zijn geacht in het uurtarief van de Adviseur te zijn begrepen. 
  6. Artikel 12 lid 7 DNR 2011 is niet van toepassing. Indien Opdrachtgever haar opdrachtgeverschap geheel of gedeeltelijk zou willen overdragen aan een ander, dan heeft zij daarvoor nimmer de toestemming nodig van de Adviseur. De Adviseur stemt daar reeds nu voor alsdan mee in. Opdrachtgever is wel gehouden de Adviseur daarvan tijdig op de hoogte te brengen. 
  7. Artikel 12 lid 8 DNR 2011 is niet van toepassing.

Hoofdstuk 6: Aansprakelijkheid van de Adviseur 

  1. In artikel 14 lid 1 DNR 2011 wordt het woord 'direct' geschrapt.
  2. Artikel 14 lid 2 DNR 2011 is niet van toepassing.
  3. In afwijking van het bepaalde in artikel 14 lid 5 DNR 2011 geldt dat de Adviseur volledig verantwoordelijk is voor door Opdrachtgever voorgeschreven personen, tenzij in de Opdracht ter zake afwijkende afspraken zijn gemaakt.
  4. Het bepaalde in artikel 15 DNR 2011 is niet van toepassing. De uit hoofde van deze Opdracht en de daarop gebaseerde opdrachten door de Adviseur aan Opdrachtgever te vergoeden schade is beperkt tot een maximum van € 500.000 (exclusief btw) per schadeveroorzakende gebeurtenis met een maximum van € 1.000.000 in totaal. Deze beperking geldt niet in het geval (i) de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de Adviseur, diens personeel, en/of anderen die onder haar gezag en/of op aanwijzing werken of (ii) de schade het gevolg is van overlijden of persoonlijk letsel of (iii) de Adviseur aansprakelijk is voor schade zoals bedoeld in Hoofdstuk 6, punt 5 van dit Addendum.
  5. De Adviseur is jegens Opdrachtgever voorts tot een maximum van € 500.000 (exclusief btw) per schadeveroorzakende gebeurtenis met een maximum van € 1.000.000 in totaal aansprakelijk voor alle schade die Opdrachtgever lijdt ten gevolge van een (vermeende) inbreuk op IE-rechten van derden, tenzij de Adviseur Opdrachtgever tijdig vooraf schriftelijk en concreet heeft gewaarschuwd tegen deze inbreuk en Opdrachtgever de Adviseur daarna niet heeft verzocht haar werkzaamheden aan te passen.
  6. De uit hoofde van deze Opdracht en de daarop gebaseerde opdrachten door Opdrachtgever aan de Adviseur te vergoeden schade is beperkt tot € 150.000,- per schadeveroorzakende gebeurtenis met een maximum van € 500.000 in totaal. Deze beperking geldt niet in het geval (i) de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van Opdrachtgever, diens personeel en/of anderen die onder haar gezag en/of op aanwijzing werken of (ii) de schade het gevolg is van overlijden of persoonlijk letsel.
  7. Opdrachtgever is jegens de Adviseur niet aansprakelijk voor schade die direct of indirect het gevolg is van besluiten van Opdrachtgever of de uitoefening van haar publiekrechtelijke bevoegdheden en verplichtingen.
  8. Artikel 16 DNR 2011 is niet van toepassing. De aansprakelijkheid van de Adviseur vervalt door verloop van vijf jaren, gerekend vanaf de dag na de oplevering (en de onderhoudstermijn) door/van de hoofdaannemer. De rechtsvordering uit hoofde van een toerekenbare tekortkoming vervalt in ieder geval na verloop van tien jaren, gerekend vanaf de dag na de oplevering (en de onderhoudstermijn) door/van de hoofdaannemer. De rechtsvordering die na deze termijn wordt ingesteld is niet ontvankelijk.
  9. Het bepaalde in artikel 17 DNR 2011 is niet van toepassing. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd haar betalingsverplichting op te schorten indien de Adviseur enige verplichting voortvloeiende uit deze Opdracht niet (meer) nakomt, zonder daarvoor enige vergoeding aan de Adviseur verschuldigd te zijn. 
  10. Gedurende de looptijd van de Opdracht dient Adviseur ervoor te zorgen dat zij adequaat verzekerd blijft voor de met de uitvoering van haar werkzaamheden uit hoofde van deze Opdracht en de daarop gebaseerde deelopdrachten verband houdende beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsrisico’s. De verzekering dient een dekking te bieden door een in de branche gebruikelijke verzekering, een en ander conform het bepaalde in artikel 11 lid 3 DNR 2011, en dient minimaal een dekking te bieden van € 500.000 (exclusief btw) per schadeveroorzakende gebeurtenis met een maximum van € 1.000.000 in totaal. Indien de Adviseur derden inzet bij de uitvoering van haar werkzaamheden uit hoofde van deze Opdracht en de daarop gebaseerde deelopdrachten, dient de verzekering ook schade als gevolg van het handelen of nalaten van hen te dekken. Voorts dient de verzekering schade te dekken ten aanzien van handelen en nalaten van activiteiten voorafgaande aan de uitvoering van de werkzaamheden uit hoofde van deze Opdracht en de daarop gebaseerde deelopdrachten voor zover deze activiteiten daarmee in relatie kunnen worden gebracht. De Adviseur toont op verzoek van Opdrachtgever door middel van een verzekeringsbewijs/polis aan dat zij afdoende verzekerd is.

Hoofdstuk 7: Vertraging, onderbreking en de gevolgen daarvan

  1. In afwijking van het bepaalde in artikel 20 lid 2 sub d DNR 2011 gaan de gevolgen van de bedoelde vertraging pas in na twaalf maanden, waarbij de Adviseur in geval de vertraging zijn oorzaak vindt in externe factoren, waaronder vertraagde vergunningen, geen aanspraak op enige vergoeding kan maken.
  2. Artikel 20 lid 3 DNR 2011 is niet van toepassing. Dit is alleen anders indien sprake is van een toerekenbare tekortkoming van Opdrachtgever.

Hoofdstukken 8, 9 en 10: Bepalingen van toepassing op de opzegging van de opdracht, opzegging van de opdracht en de gevolgen van de opzegging van de opdracht

  1. Artikelen 22 en 25 tot en met 28 DNR 2011 zijn niet van toepassing. Voor zover daarvan in deze Overeenkomst niet is afgeweken is elk van Partijen gerechtigd de Overeenkomst inclusief de daarop gebaseerde deelopdrachten te ontbinden in overeenstemming met artikel 6:265 BW.
  2. Artikel 24 DNR 2011 is niet van toepassing. Alleen Opdrachtgever is gerechtigd de Overeenkomst inclusief de daarop gebaseerde deelopdrachten zonder grond op te zeggen. Artikelen 35, 41 en 43 DNR 2011 zijn eveneens niet van toepassing.
  3. Opdrachtgever is voorts gerechtigd de Opdracht op te zeggen indien een derde jegens Opdrachtgever een beroep doet op (schending van) enig persoonlijkheidsrecht of ander intellectueel eigendomsrecht ter zake het Project of een gedeelte daarvan. Indien Opdrachtgever op grond daarvan overgaat tot opzegging, heeft de Adviseur uitsluitend recht op een honorarium ter vergoeding van haar werkzaamheden tot en met de dag van opzegging en is Opdrachtgever geen schadevergoeding verschuldigd aan de Adviseur. Artikelen 33 lid 1 en 39 DNR 2011 zijn niet van toepassing.
  4. Opdrachtgever is voorts gerechtigd de Opdracht inclusief de daarop gebaseerde deelopdrachten op te zeggen indien een rechter of arbiter bij uitspraak in een bodemprocedure of kortgedingprocedure, uitvoerbaar bij voorraad of met kracht van gewijsde, de verdere uitvoering van het Project geheel of gedeeltelijk verbiedt als gevolg van een beroep van een derde op enig persoonlijkheidsrecht of ander intellectueel eigendomsrecht ter zake het Project of een gedeelte daarvan. Indien Opdrachtgever op grond daarvan overgaat tot opzegging op, heeft de Adviseur recht op een honorarium ter vergoeding van haar werkzaamheden tot en met de dag van opzegging en is Opdrachtgever geen schadevergoeding verschuldigd aan de Adviseur. Artikelen 33 lid 1 en 39 DNR 2011 zijn niet van toepassing.
  5. In aanvulling op het bepaalde in artikel 37 lid 1 DNR 2011 geldt dat als de opzegging te wijten is aan de Adviseur op welke grond ook, de schade die hieruit voortvloeit door de Adviseur vergoed zal worden, opgelegde boetes / kortingen inbegrepen. Deze schade zal mogen worden verrekend met de vergoeding van de Adviseur. 
  6. Het bepaalde in artikel 37 lid 3 DNR 2011 is niet van toepassing, indien de schade van Opdrachtgever de € 500.000 te boven gaat. Opdrachtgever heeft het recht om de door de Adviseur verrichte werkzaamheden door een derde te laten beoordelen (second opinion). Indien tekortkomingen blijken, zullen de kosten van de second opinion en het verhelpen van de tekortkomingen voor rekening van de Adviseur komen.
  7. Artikel 37 leden 4 en 5 DNR 2011 zijn niet van toepassing.
  8. Het in artikel 41 lid 1 sub d DNR 2011 bepaalde is alleen van toepassing als de aangegane verplichtingen redelijkerwijs niet meer ongedaan te maken zijn, onverminderd de verplichting van Adviseur om de genoemde kosten te beperken.
  9. In afwijking van het bepaalde in artikelen 34, 36, 38, 39 lid 1, 40, 41, 42 en 44 DNR 2011 heeft Opdrachtgever in het geval van ontbinding, opzegging met grond of opzegging zonder grond - ongeacht welke Partij daartoe is overgegaan - het recht de resultaten van de werkzaamheden van de Adviseur (het advies, ontwerpen, tekeningen en/of overige door de Adviseur vervaardigde documentatie) te (laten) gebruiken en/of uitvoeren, al dan niet herhaald, zonder voor dit gebruik en/of uitvoering enige tussenkomst, toestemming, vergoeding of verantwoording aan Adviseur verschuldigd te zijn. De Adviseur is verplicht hiertoe op eerste verzoek van Opdrachtgever alle medewerking te bieden. Ingeval van opzegging zonder grond Opdracht heeft Opdrachtgever dit recht pas na betaling van de in dat verband geldende vergoeding, dan wel wanneer Opdrachtgever daarvoor adequate zekerheid heeft gesteld. De Adviseur kan geen aanspraak maken op enige verdere vergoeding. De Adviseur heeft geen retentierecht ter zake het door hem vervaardigde en de Adviseur doet afstand van zijn persoonlijkheidsrecht.
  10. In aanvulling op artikel 29 DNR 2011 mag Opdrachtgever in geval van faillissement of surseance van betaling van de Adviseur de opdracht direct opzeggen zonder enige opzegtermijn in acht te moeten nemen. In dat geval mag Opdrachtgever al haar schade, de extra kosten van de (vervangende) derde(n) inbegrepen, op de Adviseur verhalen.

Hoofdstuk 11: Eigendom en gebruik van documenten - rechten van de Adviseur op het advies

  1. In afwijking van het bepaalde in artikelen 45 en 46 DNR 2011 geldt het volgende:
    Zodra Opdrachtgever het honorarium van Adviseur volledig heeft voldaan zullen (voor zover de wet dat toestaat) het advies, ontwerpen, tekeningen en/of overigens door Adviseur vervaardigde documenten eigendom zijn van Opdrachtgever en daardoor het auteursrecht aan Opdrachtgever zijn overgedragen. De Adviseur zal op eerste verzoek van Opdrachtgever het advies, ontwerpen, tekeningen of andere documentatie ter beschikking stellen in door Opdrachtgever gewenste vorm (‘hardcopy’, digitaal of anderszins). Opdrachtgever mag bovendien het advies, (laten) bewerken, openbaren, verveelvoudigen, publiceren, uit (laten) werken, (laten) wijzigen en/of uit (laten) voeren.
    Deze overdracht van eigendom en auteursrecht heeft reeds nu voor alsdan plaatsgevonden; als ter zake nog enige nadere formaliteit is vereist, zal de Adviseur daaraan zijn medewerking verlenen zonder daaraan voorwaarden te stellen. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele (eigendoms)rechten komen voor rekening van Opdrachtgever. De Adviseur machtigt Opdrachtgever door het aangaan van de Opdracht onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele (eigendoms)rechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven. Het staat Opdrachtgever vrij om het advies openbaar te maken en te vermenigvuldigen. De naam van de Adviseur zal steeds door Opdrachtgever worden vermeld op de daarvoor in aanmerking komende documenten.
  2. Artikel 46 leden 2en 3 DNR 2011 komen te vervallen. Op eerste verzoek van Opdrachtgever zal Adviseur de voor BIM- of anderszins ontwerpen benodigde bronbestanden, toegang, sleutel, (sub)licenties, adviezen, ontwerpen, tekeningen en/of overige documentatie aan Opdrachtgever (in elektronische vorm) ter beschikking stellen. De bronbestanden worden verstrekt in een door Opdrachtgever aan te wijzen vorm, zoals in ieder geval: AutoCad, SketchUp en InDesign.
  3. Indien tussen partijen een verschil van mening ontstaat over de (persoonlijkheids)rechten ten aanzien van informatiedragers, dan wordt vermoed dat de betreffende rechten berusten bij Opdrachtgever, tenzij de Adviseur het tegendeel bewijst.
  4. De Adviseur verplicht zich de prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichtingen te verschaffen, tenzij Opdrachtgever hiervoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verleend aan welke toestemming Opdrachtgever voorwaarden kan verbinden. In geval van niet nakoming van voornoemde verplichting is de Adviseur terstond in verzuim en verbeurt de Adviseur zonder dat nadere ingebrekestelling nodig is een boete van € 1.000 per dag dat het verzuim voortduurt, tot een maximum van €25.000, exclusief BTW. Zulks onverminderd het recht van Opdrachtgever om nakoming van voornoemde verplichting te vorderen, onverminderd het recht op aanvullende schadevergoeding, indien de daadwerkelijke schade hoger is dan de boete, en onverminderd vergoeding van kosten van verhaal.
  5. Artikel 47 leden 1 en lid 2 DNR 2011 zijn niet van toepassing.
  6. De Adviseur vrijwaart Opdrachtgever tegen alle (financiële) gevolgen van aanspraken van derden welke in enig verband staan met een vermeende inbreuk op eventuele intellectuele (eigendoms-)rechten terzake het werk of ontwerp. Partijen verplichten zich in voorkomend geval tot het in overleg treden met elkaar omtrent het treffen van eventuele maatregelen die kunnen bijdragen aan voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken kosten en/of te lijden schade als gevolg van bedoelde vermeende inbreuken.
  7. In artikel 48 leden 2 en 3 DNR 2011 wordt het woord “niet” geschrapt. Het bepaalde in artikel 48 lid 3 DNR 2011 is niet van toepassing.

Hoofdstuk 12: Financiële bepalingen

  1. Tenzij uit de Opdracht anders volgt, worden de in artikel 50 lid 4 sub a t/m i genoemde kosten geacht te zijn begrepen in het honorarium.
  2. In artikel 51 lid 1 DNR 2011 wordt in plaats van 'naar keuze van partijen' gelezen 'naar keuze van Opdrachtgever'. Artikelen 51 lid 1 sub a en d, lid 2 en lid 3 en 52 DNR 2011 zijn niet van toepassing.
  3. Artikel 56 leden 7 en 9 DNR 2011 zijn niet van toepassing.

Hoofdstuk 13: Toepasselijk recht, geschillen en vaststelling

  1. Eventuele geschillen tussen Partijen naar aanleiding van de gesloten Opdracht worden bij uitsluiting beslecht door de bevoegde rechter te Rotterdam. Het bepaalde in artikel 58 leden 2 en 3 DNR 2011 is niet van toepassing.

Elektronische facturatie

Facturen biedt u bij voorkeur elektronisch aan bij de gemeente Rotterdam. Sinds februari 2021 is E-facturatie voor alle nieuwe contracten verplicht.

Prijs, kwaliteit en duurzaamheid

Er wordt door gemeente Rotterdam jaarlijks voor zo’n 1,3 miljard euro ingekocht. Belastinggeld, dat tegen een juiste prijs/kwaliteitsverhouding wordt besteed. Rotterdam streeft naar een stad waar het goed leven is voor haar bewoners en ondernemers. Duurzaamheid speelt daarin een belangrijke rol.

Opdrachten

Voor alle vooraankondigingen, aankondigingen van opdrachten en aankondigingen van gegunde opdrachten van gemeente Rotterdam verwijzen wij u naar Tenderned.nl. Deze website is vanuit de Aanbestedingswet verplicht. Om in te schrijven op een aanbesteding is een Negometrix/Mercell account nodig. Spelregels op gebied van inkoop en aanbesteden zijn beschreven in de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Gemeente Rotterdam beweegt zich naar een efficiëntere en flexibelere organisatie. Die steeds vaker samen met het bedrijfsleven werkt aan de ambities voor de stad. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid ondersteunt deze beweging door meer ruimte te geven aan deze samenwerking. Hierdoor kan het primaire proces snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wil het concern:

  • inkopen tegen de optimale integrale prijs/kwaliteitverhouding
  • rechtmatig en doelmatig inkopen
  • integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn
  • administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als de gemeente
  • met de beschikbare middelen maximale waarde voor de stad creëren.

Met de komst van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (2014) zijn de grensbedragen onder het Europese drempelbedrag komen te vervallen. Per opdracht wordt bekeken welke manier van aanbesteden het meest effectief is en maximale waarde voor de stad creëert. Zoveel mogelijk marktwerking (concurrentiestelling) is daarbij het uitgangspunt.

Aanbestedingskalender

Aan de aanbestedingskalender kunnen geen rechten worden ontleend. Acquisitie als reactie op deze aanbestedingskalender wordt niet op prijs gesteld.

Voor alle vooraankondigingen, aankondigingen van opdrachten en aankondigingen van gegunde opdrachten van de gemeente Rotterdam verwijzen wij u naar de vanuit de Aanbestedingswet verplichte website Tenderned.

Algemene informatie

Opdrachten mogen alleen gegeven worden door daartoe gemandateerde ambtenaren. Of een opdrachtgever gemandateerd is, is opgenomen in het besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam 2016. Als opdrachtnemer heeft u een eigen verantwoording om te controleren of de opdrachtgever daadwerkelijk gemandateerd is. Het huidige mandaatbesluit kunt u hieronder downloaden.

De gemeente wil stimuleren dat lokale (MKB)-bedrijven meedingen naar opdrachten van de gemeente. Veel opdrachten zijn van zo'n aard en omvang dat MKB-bedrijven in staat zijn daarop zelfstandig aan te bieden of in te schrijven. Sommige opdrachten hebben een omvang of complexiteit die het lastig maakt voor kleinere bedrijven om daar zelfstandig naar mee te dingen. Dat wil niet zeggen dat die bedrijven op geen enkele manier voor die opdrachten in aanmerking kunnen komen. Samenwerking tussen bedrijven is een prima oplossing. Zo kunnen bedrijven met gebundelde inzet en expertise een volwaardige invulling geven aan de opgave die de gemeente met zo’n opdracht in de markt zet. In het informatieblad vind u de vormen van samenwerking die bedrijven kunnen aangaan om deel te nemen aan gemeentelijke aanbestedingen.

Gemeente als opdrachtgever

De gemeente stelt als opdrachtgever eisen aan de partijen waarmee ze voor opdrachten zaken doet. Die eisen hangen sterk af van de aard en de omvang van de opdracht. Belangrijk voor de gemeente is dat bedrijven over de juiste bevoegdheid, capaciteit en de benodigde expertise en certificaten beschikken om een opdracht succesvol uit te voeren, maar ook dat bedrijven financieel en economisch draagkrachtig genoeg zijn om de bedrijfsrisico’s die met de uitvoering van een opdracht samenhangen te kunnen dragen. Vaak beschikt een bedrijf niet zelfstandig over alle gevraagde capaciteit of benodigde expertise en certificeringen. U mag zich beroepen op de financiële en economische draagkracht en/of expertise, certificaten en ervaring van een derde partij om aan de eisen van een aanbesteding te voldoen. U moet dan wel aantonen dat u daarover daadwerkelijk kunt beschikken. Daarvoor is het aangaan van een vorm van samenwerking natuurlijk een vereiste. Er worden door de gemeente geen eisen gesteld aan de vorm waarin de samenwerking wordt aangegaan. Wel zal de gemeente een bewijs vragen waaruit blijkt dat de partij waar u zich op beroept beschikbaar is voor de uitvoering van de opdracht én dat hij door u daadwerkelijk zal worden ingeschakeld. Daarbij kunt u uit de onderstaande samenwerkingsvormen de vorm kiezen die het beste bij u als ondernemer en bij de opgave past.

Mogelijke samenwerkingsvormen

Bedrijven kunnen de volgende wijzen van samenwerking inzetten om deel te nemen aan aanbestedingen:

  • Inschakelen van een toeleverancier of onderaannemer
    U kunt in ontbrekende expertise of capaciteit aanvullen door andere partijen te contracteren die de benodigde expertise wel in huis hebben. U maakt met hen afspraken over de wijze waarop en voorwaarden waaronder de producten of diensten worden geleverd. U treedt zelf op als contractpartij van de gemeente en bent verantwoordelijk voor uw eigen prestatie en die van de door u ingeschakelde derde partij.
  • Het vormen van een combinatie
    U kunt ook een samenwerkingsverband aangaan op basis van gelijkwaardigheid. U maakt dan met de partij waarmee u samenwerkt afspraken en legt die vast over het gezamenlijk inschrijven op een aanbesteding van de gemeente. U bent dan samen met de samenwerkingspartner verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht. Juridisch bent u zowel hoofdelijk als gezamenlijk aansprakelijk voor het op te leveren resultaat. De gemeente heeft dan een contract met zowel u als de andere deelnemers in de combinatie. Als één van de combinanten in gebreke blijft kan de gemeente ook de andere partijen in de combinatie aanspreken op het nakomen van de verplichtingen.
  • Het oprichten van een juridische entiteit als samenwerkingsverband door het aangaan van een Vennootschap onder firma (V.o.f.) of andere rechtspersoon
    De meest vergaande vorm van samenwerking is het oprichten van een juridische entiteit die als contractpartij door de gemeente optreedt. Principieel juridisch is die niet wezenlijk anders dan het vormen van een combinatie. Ook hier geldt dat deelnemende partijen in het samenwerkingsverband hoofdelijk en gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. De gemeente stelt normaal gesproken geen eisen aan de rechtspersoonlijkheid van een samenwerkingsverband en laat partijen daar zoveel mogelijk vrij in zodat ze de wijze van samenwerking kunnen kiezen die het beste bij hen en de opdracht past. Wel zal de gemeente natuurlijk eisen stellen die zekerheid geven over de juiste uitvoering van de opdracht. In een (Europese) openbare aanbesteding zal altijd een bewijs moeten worden verstrekt waaruit blijkt dat de partijen waarmee de samenwerking wordt aangegaan beschikbaar is en ook daadwerkelijk bij de uitvoering zal worden betrokken. In het geval van toeleverancier / onderaanneming zal dat moeten worden aangetoond met een zogenoemde terbeschikkingstellingsverklaring. Daarin verklaren zowel toeleverancier/onderaannemer dat partijen beschikbaar zijn en zullen worden ingezet.

Vragen?

Heeft u vragen over de manier waarop u samen met andere partijen kunt deelnemen aan aanbestedingen van de gemeente? Neem dan contact op met de afdeling inkoop & Aanbestedingszaken van de gemeente Rotterdam, via telefoonnummer 010 489 33 08.

Tenderned en aanbestedingsplatform

Gemeente Rotterdam maakt voor haar aanbestedingen gebruik van een digitaal aanbestedingsplatform. Alle communicatie bij een aanbesteding verloopt via dat platform. Openbare aanbestedingen worden (via het aanbestedingsplatform) gepubliceerd op het wettelijk verplichte Tenderned. De handleiding Tenderned en handleiding van Negometrix helpen u op weg in het gebruik van Tenderned en het aanbestedingsplatform. Zo ondervindt u geen belemmeringen bij het meedoen aan aanbestedingen van gemeente Rotterdam.

Duurzaam inkopen betekent dat niet de prijs, maar kwaliteit en duurzaamheid leidend zijn.

We stemmen ons duurzaam inkoopbeleid uiteraard af op de doelstellingen van de stad en de kansen die de opdracht biedt. Afhankelijk van wat we inkopen, ligt het accent op de energietransitie, verbetering van de luchtkwaliteit of verantwoord gebruik van grondstoffen. Ons uiteindelijke doel is verduurzaming van de gehele toeleveringsketen.

Duurzame eisen

Rotterdam wil ook in de toekomst het beste. Dit betekent dat de beste diensten en producten aan duurzame eisen moeten voldoen. We beseffen dat we met z’n allen beter voor de aarde en voor elkaar moeten zorgen, nu en straks. Bij onze inkopen en aanbestedingen wordt dan ook steeds meer aandacht besteed aan duurzaamheidsaspecten. De resultaten ziet u nu al in de stad. Denk bijvoorbeeld maar aan:

  • energiezuinige LED-verlichting
  • groene daken
  • openbare laadpunten voor elektrische auto’s.

Minder zichtbare resultaten, maar evenzo belangrijk zijn bijvoorbeeld:

  • het gebruik van 100 procent groene stroom opgewekt uit zon en wind, deels in Rotterdam
  • biologische en Fairtrade producten in de bedrijfsrestaurants
  • bedrijfskleding van bio-katoen.

Milieuaspecten

Rotterdam werkt aan een duurzame, bereikbare en energiezuinige stad, met schone lucht en een bloeiende economie. In Rotterdam streven we ernaar deze ambities zoveel mogelijk met elkaar te verbinden, zodat ze elkaar in de uitvoering kunnen versterken. Als koploper duurzaamheid en publieke opdrachtgever geven we zelf het goede voorbeeld. Daarom zet de gemeente de eigen inkoopfunctie strategisch in voor een concrete bijdrage aan de realisatie van het Rotterdamse duurzaamheidsbeleid.

Rotterdam is één van de grootste publieke opdrachtgevers van Nederland. Door onze marktkracht dragen we bij aan de vergroening van onze economie en de samenleving als geheel. Binnen en buiten Rotterdam Ons doel is om duurzaamheid standaard op te nemen in al onze aanbestedingen. De manier waarop we dat doen hebben we vastgelegd in ons Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (pdf). We stemmen ons duurzaam inkoopbeleid uiteraard af op de speerpunten van de stad. Afhankelijk van wat we inkopen, ligt het accent op :

  • de energietransitie
  • de verbetering van de luchtkwaliteit
  • circulariteit
  • klimaatbestendigheid
  • schone en stille machines bij bouwwerkzaamheden (emissie- en geluidsnormeringen voor werktuigen en aggregaten)
  • toepassing van geaccepteerde keurmerken als bewijsmiddel voor milieuvriendelijke producten (FSC, Ecolabel, Energystar en dergelijke)
  • integrale ketenverantwoordelijkheid. Voor dit laatste aspect zal de gemeente in toenemende mate vragen om een milieugerichte levenscyclus analyse (LCA).

Onze acties:

  • Inkopers en procedurebegeleiders moeten verplicht duurzaamheid vroegtijdig in de specificaties opnemen bij (Europese) openbare aanbestedingen. Leveranciers en aannemers moeten zich inspannen om de negatieve impact van hun eigen organisatie op het milieu terug te dringen. Daarvoor is het belangrijk dat zij hun bedrijfsprocessen op orde hebben en de gevolgen hiervan voor het milieu goed beheersen. Ook moeten ze werken aan continue verbetering. Waar dat kan, is duurzaam handelen in de bedrijfsvoering een selectiecriterium bij nieuwe opdrachten. De milieudruk van wat we inkopen is zo laag mogelijk. We vragen integrale ketenverantwoordelijkheid. De gemeente zal in toenemende mate vragen om een milieugerichte levenscyclus analyse (LCA). Deze geeft inzicht in de milieueffecten in alle fases van het product: van grondstofwinning en productie tot en met afvalverwerking. De optelsom van die milieueffecten wordt uitgedrukt in een milieukostenindicator (MKI), die weer wordt vastgelegd in een milieuproductverklaring. De MKI weegt de gemeente mee bij de gunning.
  • We stellen eisen aan het gebruik van machines bij bouwwerkzaamheden (emissie- en geluidsnormeringen voor werktuigen en aggregaten)
  •  gemeente streeft naar zero-emission bevoorrading van leveringen en diensten in 2025 door emissie-eisen, efficiënter bestelgedrag en het bundelen van leveringen. Nieuwe voertuigen voor het eigen wagenpark van de gemeente zijn volledig elektrisch, tenzij deze niet voorhanden zijn.
  • Stimuleren van circulair inkopen en het verminderen van primair grondstoffengebruik. Ingekochte producten moeten na einde levensduur opnieuw bruikbaar zijn in een hoogwaardige toepassing. Waar het mogelijk is, stelt de gemeente Rotterdam het gebruik van goederen en materialen boven het eigenaarschap.  Verantwoorde herkomst, waarbij we letten op de bescherming van eindige hulpbronnen en eerlijke arbeidsomstandigheden. Onze energie is afkomstig uit hernieuwbare bronnen (zon en wind), hout in papier, kantoormeubilair en bouwmaterialen komt uit duurzaam beheerde bossen en de productie van koffie, natuursteen, bedrijfskleding en ICT middelen voldoet aan internationale normen voor eerlijke handel en goede arbeidsomstandigheden.

De gemeente wil graag dat leveranciers milieubewust ondernemen. Producenten, dienstverleners en aannemers moeten zich inspannen om de negatieve impact van hun bedrijfsvoering op het milieu terug te dringen. Daarvoor is het belangrijk dat zij hun bedrijfsprocessen op orde hebben en de gevolgen hiervan voor het milieu goed beheersen. Ook moeten ze werken aan continue verbetering.

Waarom?

Door bedrijven te selecteren die rekening houden met het milieu, zoals klimaatverandering, luchtkwaliteit en afvalbeheer, stimuleren we een duurzame economie. Daarnaast willen we voorkomen dat we contracten afsluiten met marktpartijen die een onbeheersbaar risico vormen voor de leefomgeving en de arbeidsomstandigheden. Onze leveranciers moeten daarom voldoen aan minimale wet- en regelgeving, maar ook hun eigen verantwoordelijkheid nemen en kritisch kijken naar alle activiteiten en de effecten daarvan.

Hoe?

De gemeente beoordeelt of leveranciers voldoen aan de gestelde eisen. Hiervoor moeten de maatregelen die inschrijvende marktpartijen treffen om de milieubelasting van hun organisatie te verminderen transparant, eenduidig en onderling vergelijkbaar in beeld worden gebracht. Dat kan met behulp van een milieumanagementsysteem. Als bewijsmiddel dienen leveranciers een ISO14001 of een CO2-bewust certificaat in. Certificering van dergelijke milieumanagementsystemen is meestal kostbaar. Als alternatief mogen bedrijven daarom ook een Milieubarometer-certificaat gebruiken. Dit is een laagdrempelig online rekeninstrument dat laat zien welke bedrijfsactiviteiten de grootste milieu-impact hebben. Met de gegevens kan een ondernemer eenvoudig een verduurzamingsplan opstellen. Vanaf 1 september 2020 biedt de gemeente een gratis Milieubarometer abonnement aan voor Rotterdamse ondernemers en bedrijven buiten Rotterdam, als ze willen inschrijven op een aanbesteding van de gemeente.

In principe stelt de gemeente een vorm van milieumanagement verplicht bij alle inkopen. We noemen dit een geschiktheidseis. Bij de inkoop van goederen (leveringen) moet het milieumanagementsysteem zoveel mogelijk van toepassing zijn op de productieprocessen die een belasting vormen voor het milieu. Een handelsonderneming als tussenpersoon die zelf geen milieumanagementsysteem bezit, kan toch voldoen aan de eis als zijn toeleveranciers wel over een dergelijk systeem beschikken.

Wat?

Rotterdam koopt graag producten met een zo laag mogelijke milieubelasting en een zo lang mogelijke levensduur. Soms kan dat door een keurmerk te vragen als bewijs en door producten opnieuw te gebruiken. Om ketenverantwoordelijkheid te stimuleren vragen we van  gegadigden dat ze zelf de milieukosten van hun aanbieding berekenen. Zo wordt inzichtelijk hoeveel het de maatschappij kost om de milieuschade te compenseren die ontstaat als gevolg van productie, gebruik en afdanking van het product. En kunnen we inschrijvingen beoordelen op basis van maatschappelijke kosten oftewel: de echte prijs van een product, dienst of project.

Waarom?

Een product of dienst beïnvloedt het milieu van de grondstoffenwinning tot en met de afvalverwerkingsfase. Deze negatieve effecten noemen we de milieubelasting. Daarin kijken we naar allerlei effecten, zoals de invloed op gezondheid, ecosystemen, klimaatverandering, en beschikbaarheid van grondstoffen. Onze leveranciers zijn meestal slechts een schakel in een lange keten. Om tot echt duurzame producten te komen is het daarom belangrijk dat ook andere partijen binnen die keten verbeteren. Net zo belangrijk is dat de industrie zelf kan kiezen voor maatregelen die het meeste opleveren voor het milieu.

Hoe?

Aan geïnteresseerde leveranciers vragen we een levenscyclusanalyse (LCA) uit te voeren. De LCA geeft inzicht in de milieueffecten in alle fases van het product: van grondstofwinning en productie tot en met afvalverwerking. De optelsom van die milieueffecten wordt uitgedrukt in een milieukostenindicator (MKI), die weer wordt vastgelegd in een milieuproductverklaring. Inschrijvingen met een lage MKI krijgen van ons een hogere waardering. Door te gunnen op MKI worden milieuprestaties meetbaar, vergelijkbaar en transparant. En dagen we alle spelers in de leveranciersketen uit om met innovatieve oplossingen te komen om de prestaties te verbeteren. Zo stimuleren we circulariteit en ketenverantwoordelijkheid. We voorkomen probleemverschuivingen, helpen indirect bij het prioriteren van maatregelen en we maken verschillende aanbiedingen beter vergelijkbaar.

De gemeente past de MKI als gunningscriterium inmiddels toe bij een groot aantal aanbestedingen voor raamcontracten van materialen. Denk aan betonnen tegels, rioolbuizen, bakstenen, lichtmasten en andere inrichtingselementen. Ook in andere inkoopsegmenten wordt het steeds gebruikelijker om de milieuprestaties in kaart te brengen via een milieuproductverklaring die is gebaseerd op een levenscyclusanalyse.

Wat?

Rotterdam werkt hard aan een betere luchtkwaliteit in de stad. Daarom hebben leveranciers die hun dienstverlening zonder transportemissies kunnen uitvoeren een streepje voor. Bij de inkoop belonen we bedrijven die inzetten op een efficiënte en schone logistiek. Bijvoorbeeld door het gebruik van een emissievrij vervoermiddel, zoals een elektrische bestelbus of bakfiets, om ingekochte goederen af te leveren op de werklocaties in de stad.

Daarnaast werken we actief aan de verschoning van ons eigen wagenpark. De keuze voor een (werk)voertuig wordt gemaakt op basis van de grootste bedrijfszekerheid en de schoonste techniek met de meest schone componenten. In 2023 willen we dat al onze personenauto’s volledig emissievrij zijn en in 2030 ook alle zware bedrijfsvoertuigen.

Waarom?

Rotterdam ontwikkelt zich razendsnel. Dat is goed voor de economie, maar heeft ook negatieve effecten op de luchtkwaliteit en het klimaat. Mobiliteit en transport zijn belangrijke pijlers van die economische ontwikkeling, maar zorgen op dit moment voor een derde van de totale CO2-uitstoot binnen het stedelijk gebied. De gemeente wil daarom naar een volledig emissievrije stadslogistiek in 2025.

Hoe?

We geven zelf het goede voorbeeld; waar mogelijk rijden we met elektrische voertuigen. Ook vragen we onze leveranciers een inspanning te leveren. Dat doen we door - afhankelijk van de aard, omvang en duur van het contract – een groeipad uit te vragen voor het percentage emissievrije ritten in de stad. Hoe sneller de inschrijver toewerkt naar volledig emissievrij gedurende de looptijd van het contract en hoe groter het aandeel emissievrije transportkilometers dat de leverancier kan garanderen bij aanvang van het contract, hoe beter. Met behulp van innovatieve inkoopstrategieën willen we onze leveranciers stimuleren om te investeren in emissievrije vervoersconcepten. Deze strategieën ontwikkelden we samen met andere Europese koplopersteden en kennisinstellingen binnen het Europese consortium ‘Buy Zero Emission Transportation’.

Op termijn wil de gemeente dat alle transport van ingekochte goederen en diensten emissievrij is. Dat kan rechtstreeks vanaf de leverancier naar de ontvangstlocatie of in de toekomst mogelijk ook via een logistieke hub. Bij sommige aanbestedingen eist de gemeente nu al 100 procent emissievrij transport. Bijvoorbeeld bij lichte producten die gemakkelijk vervoerd kunnen worden met een elektrische auto, bestelbus of gewoon met de fiets. In andere gevallen is emissievrij transport nog niet haalbaar. Denk aan het vervoer van bouwmaterialen als bakstenen en rioolbuizen. De gemeente onderzoekt samen met partijen zoals Topsector Logistiek/Connekt hoe ze de ontwikkeling van emissievrije logistiek kan versnellen, bijvoorbeeld via pilotprojecten.

Wat?

De gemeente gebruikt jaarlijks zo’n 80 GWh stroom voor allerlei functies. Denk aan het stroomgebruik voor kantoren en onderwijshuisvesting, gemalen en openbare verlichting. Als grootverbruiker willen we graag een impuls geven aan de energietransitie van fossiele brandstoffen naar duurzame energie. Vanaf 1 januari 2020 komt al onze elektriciteit daarom van Nederlandse zon- en wind, waarvan de helft op Rotterdamse bodem.

Waarom?

Als stad willen we ons steentje bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van het klimaatakkoord van Parijs. Onze samenleving is nu grotendeels afhankelijk van fossiele brandstoffen. Die vormen de belangrijkste bron van de uitstoot van CO2. Rotterdam is verantwoordelijk voor maar liefst 20% van de landelijke CO2-uitstoot. De uitdaging voor ons is dus groot. De gemeente Rotterdam werkt daarom met bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties aan een Rotterdams Klimaatakkoord. Dat moet ervoor zorgen dat de uitstoot van broeikasgassen in 2030 en 2050 kostenefficiënt wordt teruggedrongen. Grootschalige opwek van hernieuwbare energie vormt daarin vanzelfsprekend een belangrijk onderdeel.

Als gemeentelijke organisatie willen we vooroplopen en het goede voorbeeld geven. Dat doen we door via onze inkoop van elektriciteit de aanleg van nieuwe opwekcapaciteit uit zon en wind te stimuleren, zowel in Rotterdam als daarbuiten. Zo kunnen we maximaal inzetten op realisatie en uitbreiding van opgesteld vermogen hernieuwbare energie in het Rotterdamse grondgebied.

Hoe?

De gemeente heeft sinds 1 januari 2020 een nieuwe leveringsovereenkomst voor energie afgesloten met Eneco en Greenchoice. Hiervoor wordt een energieleverancier geselecteerd die, volgens een groeipad, in 2030 staat is om 100% duurzame elektriciteit te leveren uit nieuwe zon- en windprojecten. De leverancier toont de herkomst van de energie aan met Garanties van Oorsprong (GVO). Een GVO staat gelijk aan 1 megawattuur (MWh) elektriciteit geproduceerd uit hernieuwbare bronnen. De certificaten worden uitgegeven en geregistreerd door de landelijke organisatie CertiQ.

Aan het eind van de contractperiode is alle elektriciteit die we als gemeente gebruiken afkomstig uit nieuwe opwekinstallaties in Nederland. Daarnaast gaat Rotterdam leveranciers belonen die lokale energie-initiatieven ondersteunen. Bijvoorbeeld door te helpen bij het opzetten van lokale energie coöperaties door bewoners, het delen van kennis en expertise over energiebesparing en het enthousiasmeren van bewoners en bedrijven in samenspraak met de Rotterdamse Duurzaamheidswinkels.

Wat?

De gemeente Rotterdam is een grote afnemer van hout. Het materiaal wordt veel toegepast bij onder andere voetgangersbruggen, beschoeiingen van watergangen en zitbankjes in parken. Maar ook in papier en kantoormeubilair. Hout is een uiterst veelzijdig en milieuvriendelijk materiaal, maar bij de inkoop is het wel van belang om te kiezen voor hout dat afkomstig is uit verantwoord beheerde bossen. Op die manier kunnen we (tropische) bossen in stand houden voor toekomstige generaties.

Waarom?

Onbeperkte houtkap zorgt er wereldwijd voor dat bossen, zoals tropische regenwouden, steeds kleiner worden. Deze ontwikkeling brengt onomkeerbare schade toe aan kwetsbare ecosystemen. Hierdoor ontstaan bedreigingen voor mens en dier, bijvoorbeeld als het gaat om leefomgeving en klimaat. Gemeente Rotterdam is daarom in 2016 toegetreden tot de Europese Sustainable Tropical Timber Coalition (STTC). Deze organisatie verenigt overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties die zich inzetten voor het behoud van tropisch regenwoud. Een belangrijke doelstelling van de STTC is de vraag naar duurzaam geproduceerd tropisch hout te vergroten. Door ons lidmaatschap van de STTC geeft Rotterdam een sterk signaal af naar de hout producerende landen. Die boodschap is dat we graag zien dat duurzaam bosbeheer de norm is.

Hoe?

Bij duurzaam bosbeheer komen diverse zaken kijken: inventarisatie van de bomenstand, controle, certificering en het in acht nemen van andere belangen zoals behoud van biodiversiteit. Dat kan de gemeente niet zelf. Internationale organisaties als het Forest Stewardship Council (FSC) en Programme for the Endorsement of Forest Certification (PEFC) zien erop toe dat alle schakels in de keten voldoen aan de normen en dat het geleverde hout een verantwoorde herkomst heeft. Door bossen aan te kopen en deze duurzaam te beheren, voorkomen organisaties als FSC dat bossen onverantwoord worden gekapt en soms zelfs helemaal verdwijnen. De gemeente stelt als eis dat alle houtproducten zijn voorzien van keurmerken die zijn getoetst door de Timber Procurement Assessment Committee (TPAC)

Hout komt voor in allerlei producten die de gemeente inkoopt. Het grootste deel is bedoeld voor toepassingen in de buitenruimte, zoals beschoeiingen van watergangen en straatmeubilair. Ook stellen we inkoopeisen bij producten waarin hout is verwerkt, zoals kantoormeubilair en papier.

Wat?

Rotterdam is een Fairtrade gemeente. Dit houdt in dat winkels, horeca, bedrijven, organisaties, inwoners en de gemeente zich inzetten voor meer eerlijke handel. In het gemeentelijk inkoopbeleid nemen de uitgangspunten op het gebied van mensenrechten en het stimuleren van minimaal aanvaardbare arbeidsomstandigheden dan ook een belangrijke plek in.

Waarom?

In veel sectoren zijn goede arbeidsomstandigheden ver te zoeken. Denk aan ongezonde en onveilige werkplekken, het ontbreken van een leefbaar loon, lange werkdagen, gedwongen overwerk en tijdelijke arbeidscontracten. Andere veelvoorkomende problemen zijn misbruik van kwetsbare groepen zoals arbeidsmigranten en studenten en het niet toestaan van vakbonden. Rotterdam koopt alleen in bij bedrijven die de internationale sociale voorwaarden onderschrijven én erop toezien dat deze voorwaarden worden nageleefd in de keten.

Hoe?

Leveranciers van de gemeente moeten verklaren dat hun producten voldoen aan sociale voorwaarden. De voorwaarden zijn:

  • De fundamentele arbeidsnormen zoals vastgelegd in de conventies van de International Labour Organization. Deze gaan over afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105), afschaffing van kinderarbeid (138, 182), vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111), vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98).
  • De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen, die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn.
  • Door ondertekening van de sociale voorwaarden gaat de leverancier een inspanningsverplichting aan. De opdrachtnemer overlegt met de gemeente Rotterdam hoe hij concreet invulling gaat geven aan de sociale voorwaarden gedurende de looptijd van het contract.
  • De voorwaarden maken standaard deel uit van contracten met bedrijven die producten of diensten leveren waarbij risico’s spelen met betrekking tot de arbeidsomstandigheden. In veel gevallen gaat het om het productieproces of de winning van grondstoffen. Denk aan koffie, cacao, thee, relatiegeschenken, natuursteen, elektronica en bedrijfskleding.
  • Inclusieve arbeidsmarkt: maatschappelijk verantwoord inkopen betekent ook dat gemeente en leveranciers samen verantwoordelijk zijn voor een inclusieve arbeidsmarkt. Door middel van Social Return geven wij hier vorm aan. Leveranciers bieden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld jongeren zonder startkwalificatie of mensen die al langere tijd werkloos zijn, een kans om zich binnen hun organisatie te ontplooien. De gemeente ondersteunt hierin met scholingsfondsen en coaching. Juist in de groeisectoren, zoals het plaatsen van laadpalen of zonnepanelen, is dit tevens een manier voor leveranciers om hun personeelsbestand op orde te krijgen.

Sociale aspecten

De sociale dimensie van duurzaam inkopen bestaat onder andere uit het stimuleren van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (d.m.v. Social Return), armoedebestrijding, sociale cohesie, aandacht voor eerlijke handel (fairtrade) en internationale arbeidsnormen (ILO) in de gehele productie- en toeleveringsketen.

  • ILO
    De fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) hebben betrekking op kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie en vakbondsvrijheid. Verder gelden mensenrechten op basis van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM). Daarnaast kunnen aanvullende sociale normen van toepassing zijn met betrekking  tot veiligheid en gezondheid, werktijden, en leefbaar loon.
  • Eerlijke handel
    Rotterdam is een Fairtrade gemeente. Dit houdt in dat winkels, horeca, bedrijven, organisaties, inwoners en de gemeente zich inzetten voor meer eerlijke handel. In het gemeentelijk inkoopbeleid nemen de uitgangspunten op het gebied van mensenrechten en het stimuleren van minimaal aanvaardbare arbeidsomstandigheden dan ook een belangrijke plek in.
    In veel sectoren zijn goede arbeidsomstandigheden ver te zoeken. Denk aan ongezonde en onveilige werkplekken, het ontbreken van een leefbaar loon, lange werkdagen, gedwongen overwerk en tijdelijke arbeidscontracten. Andere veelvoorkomende problemen zijn misbruik van kwetsbare groepen zoals arbeidsmigranten en studenten en het niet toestaan van vakbonden.
  • Rotterdam koopt alleen in bij bedrijven die de internationale sociale voorwaarden onderschrijven én erop toezien dat deze voorwaarden worden nageleefd in de keten.
    Leveranciers van de gemeente moeten verklaren dat hun producten voldoen aan sociale voorwaarden. De voorwaarden zijn:
    • De fundamentele arbeidsnormen zoals vastgelegd in de conventies van de International Labour Organization. Deze gaan over afschaffing van dwangarbeid en slavernij (29, 105), afschaffing van kinderarbeid (138, 182), vrijwaring van discriminatie op het werk en in beroep (100, 111), vrijheid van vakvereniging en recht op collectief onderhandelen (87, 98).
    • De mensenrechten uit de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en uitwerkingen daarvan in bindende verdragen, die arbeids- en bedrijfsrelevant zijn.
    • Door ondertekening van de sociale voorwaarden gaat de leverancier een inspanningsverplichting aan. De opdrachtnemer overlegt met de gemeente Rotterdam hoe hij concreet invulling gaat geven aan de sociale voorwaarden gedurende de looptijd van het contract.
    • De voorwaarden maken standaard deel uit van contracten met bedrijven die producten of diensten leveren waarbij risico’s spelen met betrekking tot de arbeidsomstandigheden. In veel gevallen gaat het om het productieproces of de winning van grondstoffen. Denk aan koffie, cacao, thee, relatiegeschenken, natuursteen, elektronica en bedrijfskleding.
    • Inclusieve arbeidsmarkt: maatschappelijk verantwoord inkopen betekent ook dat gemeente en leveranciers samen verantwoordelijk zijn voor een inclusieve arbeidsmarkt. Door middel van Social Return geven wij hier vorm aan. Leveranciers bieden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld jongeren zonder startkwalificatie of mensen die al langere tijd werkloos zijn, een kans om zich binnen hun organisatie te ontplooien. De gemeente ondersteunt hierin met scholingsfondsen en coaching. Juist in de groeisectoren, zoals het plaatsen van laadpalen of zonnepanelen, is dit tevens een manier voor leveranciers om hun personeelsbestand op orde te krijgen.

Contact

Om het u als ondernemer makkelijk te maken, zeker als u nog onbekend bent bij de gemeente, is de Ondernemersbalie het centrale informatiepunt. U kunt hier terecht voor vragen over inkoop en aanbesteding, maar ook voor overige onderwerpen. Ook kunt u zich bij de Ondernemersbalie melden als u uw producten of diensten aan de gemeente aan wilt bieden. Vindt u op deze pagina niet de informatie die u zoekt? Bel dan het gemeentelijke telefoonnummer 14 010.

Het meldpunt 'Publiek Opdrachtgeverschap' is het centrale punt binnen gemeente Rotterdam. Hier kunt u met vragen en/of meldingen over de gedragscode terecht. Telefoon 14 010 (op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur).

Gemeente Rotterdam
Afdeling Aanbestedingszaken
Ter attentie van Centraal Meldpunt 'Publiek Opdrachtgeverschap'
Postbus 6575 3002 AN  Rotterdam

Meer informatie over de eisen die we stellen aan producten, diensten en werken, staat bij duurzaam en sociaal inkopen.

Melding

Vindt u dat de opdrachtgever zich niet heeft gehouden aan de gedragscode 'publiek opdrachtgeverschap'? Dan kunt u via de mail opdrachtgeverscode@rotterdam.nl een melding indienen. Daarin kunt u de kernwaarde(n) van de gedragscode aangeven, zo concreet mogelijk omschreven, die niet is nageleefd.